5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室列印；
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。
(五)檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
(六)檔案的立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產工作的各類計畫統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝製品；
(9)單位日誌和大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。