9．公司檔案資料保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的檔案資料依據有關規定進行鑑定銷毀。
10．公司應採取嚴密管理措施，防止檔案資料失密和泄密。
八、檔案資料的保管：
1．防止檔案資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；
2．公司設立專門地點或專用檔案庫保存檔案資料；
3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
九、檔案資料借閱、利用工作：
1．總監級（含）以上人員借閱非密級檔案資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案資料時，須填寫《借閱檔案申請表》（附屬檔案1），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審後方能調閱。
2．公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案資料禁止調閱，機密級檔案資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級檔案資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批准；跨系統的由總經理批准，總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。
3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的檔案、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續藉手續。
5．借閱檔案資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽娶拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻英抄錄、轉借、遺失。借閱檔案資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
6．外單位借閱檔案資料，應持有單位介紹信，經總經理批准後方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核後方能帶出。
7．公司內檔案資料利用的方式有：1)提供檔案資料原件；2)提供檔案資料複印件；3)提供文獻索引資料。
8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司檔案資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。
第四章檔案資料的鑑定和銷毀
1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。當某些檔案資料到了銷毀期時，由檔案資料管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》（附屬檔案2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批准後執行。凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料由系統管理部經理批准後方可銷毀。
2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，並在銷毀清單上籤字。