1.目的
為了提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障檔案和各種信息傳遞快捷暢通，根據公司的實際，制定本規定。
2.適用範圍
2.1 本規定適用於集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。
2.2 oa系統用戶暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業管理人員。
3.相關部門職責
3.1 集團辦公室負責檔案的製作、傳送、督辦和少量紙質檔案的存檔和上報。發出的電子公文必須具有符合規範的檔案頭和檔案主體。
3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術處進行oa用戶的註冊和註銷。
3.3 集團辦公室信息技術處負責oa系統操作技術的培訓，oa系統運行設備的維護、管理和電子文檔的保存。
3.4各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責可參照執行。
4.檔案傳送與接收
4.1集團公司及各部門、各企業下發、上報的各類公文（包括檔案、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統一採用辦公自動化系統（oa）傳送，特殊情況需要列印紙質檔案的報集團或本分管領導批准。
4.2 集團公司的正式檔案及其他需要簽發的公文，仍按原流程起草、審核、簽發，統一由辦公室編號、製作、掃描、使用oa傳送至收文單位和個人，並根據實際需要列印若干份存檔和上報。
4.3 電子公文應做好登記，並由起草、審核、簽發人簽名。
4.4 所有oa用戶每天上、下午上班後都必須及時登錄oa系統查看檔案，並始終使oa系統處於“線上”狀態，確保信息和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權的公文代辦人代辦。
4.5 電子檔案傳送後，工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯繫。
4.6 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）要建立oa系統管理體制，指定專人負責oa系統檔案的管理。
5. 用戶註冊和註銷
5.1總部新進符合使用oa系統的人員，由人力資源部在一個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術處，信息技術處應在一周內完成電腦配置和oa用戶註冊。總部oa用戶離職前，須到集團辦公室信息技術處辦理電腦移交及oa註銷手續後，方可辦理離職手續。
5.2各控參股企業、各銷售公司（物流中心）新進符合使用oa系統的人員，由控參股企業、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案後送交集團辦公室信息技術處註冊。控參股企業、各銷售公司（物流中心）oa用戶離職前，需報集團人力資源部備案，並由集團辦公室信息技術處辦理oa註銷手續後，方可辦理離職手續。
5.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的oa用戶，要合理安排電腦共用。
6.系統安全與維護
6.1 集團公司和各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的網路伺服器在工作時間內必須始終保持線上，oa系統始終保持正常的運行狀態。建立伺服器的運行日誌，並保存30天以上。
6.2 集團辦公室信息技術處須指定管理員專門負責檔案上傳及系統維護。所有配置信息要由專人保管，注意保密。系統管理員應定期對網路系統進行防毒，建立防火牆，防止黑客侵入，確保系統安全。