6.3 密級的檔案不入oa系統，按照現有公文流轉方式處理；電子檔案嚴格按發文範圍傳送，發文範圍的審批仍按集團公司公文管理有關規定執行。
6.4所有oa系統應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無關人員。
7. 檔案共享與歸檔
7.1集團辦公室應對公司成立以來的檔案進行清理，剔除密級和失效檔案外，將所有的實用檔案在oa系統上發布，供用戶學習、使用。
7.2 集團辦公室對oa系統上電子公文每年整理一次，刻錄成光碟，存入集團檔案室。
8. 附則
8.1 本規定自～年1月1日起試行，原有關規定同時廢止。
8.2 在試運行期間，公司除利用oa系統處理檔案傳送、信息溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學化和現代企業制度建設。
8.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規定進行修改。