第一節 辦公設施管理
一、辦公設施分類
辦公設備：包括電腦、印表機、複印件、傳真機、伺服器、軟體、等物品。
辦公家具：包括辦公桌椅、會議桌、洽談台、檔案櫃等物品。
二、辦公設施採購
（一）辦公設施的採購，由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求，提交行政部匯總並編制下一年度辦公設施購置計畫和預算，經財務部覆核、總經理審核後，報董事會審議。
（二）根據年度辦公設施購置計畫，由使用部門提出書面報告，經綜合行政部與財務部會審，報總經理批准後，歸口行政部購置。計畫外的辦公設施購置，除辦理以上手續外，需特別說明購置的理由， 並報董事會批准後實施。
（三）購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時，必須按招標方式進行，並報董事會備案。
三、辦公設施的管理
（一）辦公設施編號
1、辦公設施實行編號管理，由行政部會同財務部，在辦公設施交付使用的當天，進行登記並統一編號。
2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
①辦公設備編號（xxxx-yp-xxx；包括：電腦，印表機，軟體，伺服器,傳真機等物品）。
②辦公家具編號（xxxx-jj-xxx；包括：辦公桌椅，會議台，洽談台, 檔案櫃等物品）。
（二）辦公設施標牌製作
1、定製統一的辦公設施牌，標牌的內容包括：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
2、標牌的材料為即時貼，由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天，進行登記並貼上標牌。
四、辦公設施的異動管理
（一）辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經行政部與財務部會審，由財務經理審核確認並報總經理批准後方可辦理相關手續。
（二）辦公設施的內部轉移，由使用部門或使用人提出書面報告，經行政部與財務部會審，報總經理批准後實施。
（三）按規定程式發生的辦公設施異動，行政部應在手續完成後的當天作相應的登記，並填寫《辦公設施異動通知單》，財務部應在手續完成後的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。
（四）涉及辦理產權登記的辦公設施，由行政部負責辦理產權登記手續及根據產權變動情況辦理產權變更登記手續。
五、辦公設施的維修
由使用部門提出維修計畫並填寫《辦公設施維修申請單》，經行政部與財務部會審， 500 元以下維修費用，報副總經理批准； 500 元以上報總經理批准。
六、重大辦公設施的原始發票複印件由行政部負責妥善保存，做好登記帳，如經批准用於抵押需提交原始發票時，應留複印件保存，並做好相應的輔助登記帳，註明抵押契約號、抵押事項、抵押期限、債權人、經辦人、批准檔案等主要內容，到期辦妥相關手續後，及時收回原始發票專門保管。
七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的，由直接責任人承擔直接經濟損失。
八、行政部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面的核對清理，清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對於不符的，應查明原因，並在次月15 日前，將辦公設施清理情況專題報告公司領導，同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。