收發文工作制度 篇1
1、未直投的信件（掛號信、匯款單、包裹單、印刷品，公司信件等）前台接待員必須與郵政人員認真做好交接，核對完全部信件後，由前台接待員監督郵政人員加蓋《郵件收發章》。
2、收到掛號信件後，須立即準確錄入《業主信件簽收表》，錄入接收人姓名、單元號碼、掛號信件號碼、信件數量及前台人姓名。
3、收到信件後，第一時間通知用戶領取信件，若通知後業主未領取信件應再通知，仍未領取的須做好文字記錄，填寫《前台工作交接日誌》，並與交接班人員作好交接工作。
4、客戶領取信件必須由用戶在《業主信件簽收表》上籤字確認。
5、如接收到地址不詳的.郵件，前台接待員須通知客務助理，由客務助理辨認客戶姓名。辨認未果的，由前台接待員返回郵局，並做好返還記錄。
6、因工作原因，出現郵件丟失的，由責任人承擔相應責任。
7、周六、日由客務助理替崗前台的，須做好當班時的郵件接受記錄，並將郵件整理齊全後，於下班前放至前台郵件櫃中。
收發文工作制度 篇2
為使公司行文和收文處理規範化，制定本制度。
第一條經理辦負責公司對外行文和公文的收發處理工作。
第二條行文
(一)凡以公司名義上報或下發的.檔案(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經部室負責人初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送公司領導簽發。重要檔案需由公司領導審核，公司總經理簽發。聯合行文必須同時送有關部室領導會簽，方可發出。
(二)經公司領導簽發的文稿交經理辦統一登記、分類編號。由擬稿部室列印、校對、裝訂，上行文由經理辦傳送並催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發。經理辦負責審批在公司區域網路上發布有關檔案。
(三)行文流程按公司辦公處理系統流程進行。
第三條收文處理
(一)所有發至我公司的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我公司處理的公文)，由經理辦統一簽收、登記、編號，送公司領導閱示或送有關部室辦理。
(二)檔案按辦件、閱件進行分類。經理辦負責人根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送公司領導批示或交有關部室閱辦。需要辦理的公文，經請示公司領導後辦理，經理辦根據檔案內容、領導批示予以催辦。
(三)對急辦件，經理辦應立即將檔案送交公司領導批閱。領導不在時，經理辦應根據檔案內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向公司領導匯報並做好督辦工作。
(四)一般公文通過公司區域網路辦理和傳閱。保密檔案一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。
第四條有關要求
(一)收發檔案必須設立收發檔案登記本，履行登記簽收手續，收、退檔案，要專人負責。
(二)必須按規定範圍組織閱讀檔案，並在辦公室內進行，秘密檔案當場閱後收回，不得擅自擴大閱讀範圍和帶出公司閱辦。
(三)借閱檔案，必須經過批准，並辦理借閱手續，依時退還，秘密檔案不準摘抄。
(四)秘密檔案必須存放在有安全保密設施的保險柜、檔案櫃內，用後放櫃加鎖，關好門窗。
(五)複製秘密檔案，必須經過請示批准，由檔案保管人員複製後交使用者，複印件與原件同樣管理。
第五條本制度由公司經理辦負責解釋，自經理辦公會議審議通過後實施。
收發文工作制度 篇3
1.目的
為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司檔案採用山西四建網站、飛信平台、電子信箱等電子檔案的形式進行傳遞和管理。使檔案能及時傳遞到使用場所，確保檔案的適用性、有效性，防止失效或作廢檔案的使用。
2.適用範圍
適用於公司、分公司、項目部檔案管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批准企業綜合管理手冊。
3.2總經理負責批准各系統管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統檔案進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭檔案和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位檔案的收發統一控制管理。
3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織檔案接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性檔案的適用性，負責山西四建網站及飛信平台上發布的電子檔案的管理和電子信箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出台的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性檔案的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，並組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規範及其他要求，儘量在網路中查找，並下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職檔案管理員對檔案進行接收、發放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各項目部信箱地址，並及時將檔案傳遞到檔案的使用場所。
3.10項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及檔案進行管理。並以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。
4.工作程式
編制→審核→審批→發放→接收→學習→執行→修訂→換版→作廢
4.1檔案編制、審核和審批
4.1.1企業管理部編制《企業綜合管理手冊》，組織討論，董事長審批。
4.1.2公司職能部門編制本系統的管理手冊，企業管理部組織討論，總經理審批。
4.1.3公司職能部門編制的紅頭檔案、管理辦法、實施細則、作業指導書等管理性檔案，由部門領導審核，經相關部門會簽，公司分管領導審批。
4.1.4分公司編制的管理規定、制度等檔案，由主管經理審核，分公司經理審批。
4.1.5項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性檔案按照有關法規和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。
4.1.6對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性檔案按照各系統管理手冊中要求進行審批。
4.1.7電子檔案起草完成後，分管領導在紙張檔案原稿上審批，檔案管理部門留存原稿。
4.2檔案的接收和發放
4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一台電腦，並與網際網路連線，設定一個固定的.信箱地址或QQ號碼，向公司企業管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。
4.2.2企業管理部定期發布各部門、分公司的信箱地址或QQ號碼，檔案發放均以該信箱地址為收件人，分公司主管檔案人員建立各項目的信箱地址，並以此信箱地址為收件人進行檔案發放。
4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名檔案管理員，每天必須查看信箱，在5日內完成檔案的傳遞工作。
4.2.4各職能部門規章制度方面的檔案按照企業管理部確定的信箱地址進行發放，並向公司相關領導發放一份紙質檔案。
4.2.5日常通知類檔案可在山西四建網頁上公布，對需要在網上發布的檔案，經分管領導審批後，由編制部門通過企業管理部在公司網頁上發布，網管員以飛信平台的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒有接到通知延誤工作。
4.2.6各職能部門及各單位收到電子檔案後，要及時給發文部門回復確認檔案收悉情況。
4.2.7企業管理手冊、規章制度檔案或需企業管理保密的電子檔案，以郵件形式發放，或在山西四建網頁上設定公司內部檔案平台，設定密碼，只有公司內部人員方可登入。
4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到檔案後，檔案管理員填寫《檔案傳閱處理單》交主管領導審閱，如需傳閱或轉發，批註傳閱或發放範圍，傳閱人員簽注姓名和時間，轉發的檔案填寫《檔案發放記錄》。
4.2.9分公司主管領導在《檔案傳閱處理單》上標註電子檔案的發放範圍，檔案管理員以發放組群形式發放，做好《檔案發放記錄》，收到電子郵件後，接收方要進行回復確認，發放方在《檔案發放記錄》中打鉤確認。
4.2.10分公司接到電子檔案後，及時向項目部發放。對沒有連線網路或無電腦的項目部可將檔案進行拷貝或列印成紙張檔案進行發放。發放部門（科室）填寫《檔案發放記錄》，接收人簽字。
4.2.11各有關部門、單位可將所需檔案從網頁或郵件中下載，複製到本地電腦專項資料夾中，建立《檔案接收記錄》方便查找。
檔案管理員對檔案修訂過程進行跟蹤，確保使用檔案處獲得有效版本。
4.2.12企業管理手冊分為受控和非受控，提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態進行管理，提供給建設單位或社會有關部門的檔案為非受控版本。
4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位，都應得到或學習適用檔案。
4.2.14接收到檔案的部門、分公司、項目部利用每周會議學習檔案有關內容，並做好會議紀要。
4.3檔案的評審
4.3.1在管理評審輸入資料中，各職能部門對主管的檔案提出評審意見。
4.3.2企業管理部每年對管理性檔案組織評審，需修訂或更新的在企業管理手冊中進行修改。
4.4檔案的修訂、更新、作廢
4.4.1檔案起草部門對電子檔案進行修訂時，重新起草檔案，並用紅顏色字型標明修改部位，經審批後，標明原檔案作廢或修訂狀態，進行發放。
4.4.2對文本檔案修改時，填寫《檔案更改通知單》，經審批後按照原檔案發放範圍發放。
4.4.3當檔案修訂或更新時，及時進行發放管理，通知原檔案管理員更換原有檔案。
4.4.4檔案作廢時，在紙張檔案上註明“作廢”，作廢的電子檔案及時從有效資料夾中撤出，在檔案接收記錄中標識作廢。
4.5檔案的存檔
4.5.1檔案起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式檔案，人事任免檔案列印5份紙質檔案，分別由人力資源部留一份，個人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。
4.5.2分公司辦公室對接到的電子檔案輸出一份紙張檔案，進行傳閱、學習並存檔。
4.6網頁的維護
4.6.1企業管理部負責對公司網站進行維護，確保網路暢通。
4.6.2企業管理部積極宣傳公司網站，在各種雜誌、檔案中體現公司網址。
4.7檔案的編號和排版
4.7.1公司檔案分為企業管理手冊、紅頭檔案、便函檔案、黨委檔案、工會檔案等類型。
4.7.2公司紅頭檔案按照傳統檔案編碼由經理辦公室統一編號。（如晉四建x字[]號）
4.7.3公司便函檔案編碼由經理辦公室統一編號。（如晉四建函[]號）
4.7.4黨委檔案、工會檔案紅頭採用本系統的編號方法。