投訴管理制度 篇1
(一)用戶投訴處理原則
當用戶來電或上門投訴時,須堅持'五清楚,一報告'的處理原則。
1、聽清楚
在接待用戶投訴時,應耐心聽用戶講完,聽清用戶投訴的內容。不得打斷用戶說話,更不能急於表態。
2、問清楚
待用戶講過錯後,要進一步問清有關情況。切忌與用戶正面辯駁,應客觀冷靜地引導用戶敘述清楚實際情況。
3、跟清楚
受理用戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決並回復用戶為止。對不能解決的投訴,應婉轉地向用戶講清楚,並確定下次回復的時間。
4、復清楚
對用戶的投訴在充分了解有關情況後,應及時把處理的過程及結果清楚地回復用戶,以表明用戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
5、記清楚
處理用戶投訴後,應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄於用戶意見受理表內,由用戶加蓋意見後收回存檔。
6、報告
重大投訴,必須馬上報告部門主管或公司領導。
(二)用戶投訴處理程式
1、一般性投訴
當接到一般性投訴時,將情況記錄在用戶意見受理表後,向有關職能部門反映,並立即將情況回復用戶。
通過管理部處理的一般性投訴有:
(1)大廈內裝修噪音滋擾他人辦公;
(2)茶水間、廁所等公共設施使用出現故障和問題;
(3)用戶室人電器故障及各類設施需要維修;
(4)用戶郵件報紙遺失或欠收;
(5)大廈公共區域環境清潔衛生及園卉花木問題;
(6)大廈鼠蟲害防治問題;
(7)涉及管理公司所提供各類服務的問題。
2、重大投訴
遇到重大投訴,超出部門處理許可權,須將投訴事項移交公司領導處理,向投訴用戶解釋原因,並確定回復時間。
3、書面投訴
對用戶的書面投訴,要在公司收文登記簿上登記後呈公司領導,按投訴性質一般以書面回復用戶。
4、投訴匯總
每月對投訴進行一次匯總,記錄在用戶意見受理表上,並根據用戶投訴情況,進行用戶回訪。
投訴管理制度 篇2
一、值班經理是投訴第一受理人。接到客人投訴後,在自己許可權範圍內的及時處理,超許可權的迅速上報辦公室。
二、接到客人投訴後,態度要誠懇、耐心、保持冷靜。
三、站在客人的角度表示同情,儘量縮短與客人之間在感情上的距離。
四、了解客人投訴原因和要求,告訴客人需做調查及大致等候時間。調查認真仔細,不推脫、搪塞客人。
五、所有投訴處理,儘量避免在顧客較多的場合處理。
六、單獨接觸客人時,態度友善,不爭吵、辯論。
七、若屬客人誤解或不了解公司有關規定引起的投訴,婉轉解釋,消除誤解,溝通同顧客之間的聯繫。
八、事實調查清楚,提出處理辦法後,耐心轉告客人,徵求客人對處理辦法的意見。
九、根據公司是否應承擔責任及責任大小,適當優惠或贈送客人食品、飲料。
十、搞好投訴處理的善後工作,公司每次的投訴記錄,交辦公室存檔。
十一、投訴內容分類整理,定期分析,對帶傾向性的問題,及時提出改進措施,提高服務質量。
投訴管理制度 篇3
一、目的
為規範客戶投訴/需求的定義、分類及統計分析工作,強調以客戶為中心,透過科學、系統的投訴/需求統計分析,到達完善服務資料、服務質量預警作用,實現客戶滿意度提升,切實提高公司內部質量管理水平及產品質量,特制定本制度。
二、客戶投訴/需求的定義及具體資料
2.1定義
2.1.1客戶投訴:是客戶對公司的卡項售賣、產品質量問題,服務態度等各方面的原因,向公司反應狀況、檢舉問題,並要求得到相應的補償的一種手段。
2.1.2客戶需求:是客戶對公司非卡項售賣問題、非產品質量問題、非服務過程以及非契約承諾的一種額外需求或因誤會公司存在問題而提出的需求。
2.2客戶投訴/需求具體資料
按投訴/需求的性質分:有效投訴與需求(溝通性)投訴
2.2.1客戶有效投訴:是指由於卡項售賣、設備故障、產品質量、服務質量、服務過程等公司未實現承諾,造成客戶向公司提出不滿意的表示。
A.客戶因公司設備故障(如運動器械故障、電梯故障等)造成客戶損傷及人身傷害而引起的重大投訴;
B.客戶對公司的服務質量、服務過程提出投訴;
C.客戶對卡項售賣、價格及折扣等問題提出投訴;
D.客戶對公司的產品質量問題提出投訴;
2.2.2客戶需求:是指客戶針對公司各項服務(基礎服務、對客服務)所提出的諮詢、需求及推薦,以及由於非公司因素引發的客戶不滿(包括無效投訴、非正當客戶需求)。
A、求助型:客戶有困難或問題需給予幫忙解決的。
B、諮詢型:客戶有問題或推薦向公司聯絡的。
C、發泄型:客戶帶有某種不滿,誤會等造成的內心不滿,要求把問題得到解決的。
3、有效投訴的等級分類
4、投訴處理程式:
章:客戶諮詢類:
投訴部門能直接解答的,當即解答,不能解答的錄入《客戶意見/投訴登記表》,立即同相關部門聯繫了解狀況,在24小時內答覆客戶,在《客戶意見/投訴登記表》記錄答覆結果。
章:客戶意見類:
由接收部門錄入《客戶意見/投訴登記表》向部門主管或經理匯報、請示。需要回復的,要給客戶承若必須回復期限,待領導作出批示後向答覆推薦被採用狀況。
章:客戶投訴類:
職責部門接到投訴後,要根據資料分類處理,要求職責部門有專人進行調查:
服務類:經調查屬實的按公司規章制度判定屬於違規或工作失職,應將具體狀況向本部門經理匯報,由部門經理進行當事人的處罰,按公司規章制度處理;
銷售類:屬於信息不對稱的、工作失誤的、誤導客戶的等,造成客戶投訴,一經查證,按公司規章制度對當事人進行處理,並使其立即糾正,同時根據實際狀況及時整改。如造成公司重大經濟損失的(以公司各項規章制度為標準),由當事人進行賠償,立即開除處理,並向公安機關報案處理。
會員類:屬於客戶自身問題或誤解引起投訴的,應做好對客戶的解釋工作,消除誤會。
備註:每周一對客戶投訴事件進行統計分析,在周會上匯報。
5、投訴分析和改善
章:接訴所屬部門對客戶投訴狀況進行分類統計,分析客戶投訴與期望值,綜合評價,提出整改方法,
改善工作和服務策略,提高服務水平。
6、投訴處理期限要求
章:客戶投訴處理期限不能超過3個工作日,特殊狀況不能超過5個工作日。
章:硬體方面投訴的,如短期內不能及時完善或整改的,向公司總經辦請示批示。
7、處理結果的反饋和歸檔
章:接訴部門在投訴處理完畢後,將處理結果反饋給投訴人,徵求投訴人對處理結果的意見和推薦。章:行政部門做好處理歸檔工作,資料保存一年,重要資料延期保存。
8、客戶投訴處理管理要求
章:各部門務必做到投訴件件有落實,事事有回覆,認真填寫,妥善保存[客戶意見/投訴登記表]章:各部門要對投訴處理過程進行總結與分析,找出問題根源,吸取經驗教訓,提出改善對策,防止同類事件的再度出現。
投訴管理制度 篇4
客戶投訴管理辦法
(一)目的
為求迅速處理客護投訴案件,維護公司信譽,促進質量改善與售後服務,制定本辦法。
(二)範圍
包括客戶投訴表單編號原則,客戶投訴的調查處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限,核決許可權及處理逾期反應等項目。
(三)適用時機
凡本公司PCB產品遇客戶反應質量異常的申訴(以下簡稱“客戶投訴”)時,依本施行辦法的規定辦理。(如未造成損失時業務部或有關單位前往處理時,應填報“異常處理單”反應有關單位改善)。
(四)處理程式
(五)客戶投訴分類
客戶投訴處理作業依客戶投訴異常原因的不同區分為:
1.非質量異常客戶投訴發生原因(指人為因素造成)。
2.質量異常客戶投訴發生原因。
(六)處理部門
(七)處理職責
各部門客戶投訴案件的處理職責
1.業務部門
(1)詳查客戶投訴產品的訂單編號、料號、數量、交運日期。
(2)了解客戶客戶投訴要求及客戶投訴理由的確認。
(3)協助客戶解決疑難或帶給必要的參考資料。
(4)迅速傳達處理結果。
2.質量管理部
(1)綜理客戶投訴案件的調查、提報與職責人員的擬定。
(2)發生原因及處理、改善對策的檢查、執行、督促、防之提報。
(3)客戶投訴質量的檢驗確認。
3.總經理室生產管理組
(1)客戶投訴案件的登記,處理時效管理及逾期反應。
(2)客戶投訴資料的審核、調查、提報。
(3)客戶投訴立會的聯繫。
(4)處理方式的擬定及職責歸屬的判定。
(5)客戶投訴改善案的提出、洽辦、執行成果的督促及效果確認
(6)協助有關部門與客戶接洽客戶投訴的調查及妥善處理。
(7)客戶投訴處理中客戶投訴反應的意見提報有關部門追蹤改善。
4.製造部門
(1)針對客戶投訴資料詳細調查,並擬定處理對策及執行檢查
(2)提報生產單位、機班別、生產人員,及生產日期。
(八)客戶投訴處理表編號原則
1.客戶投訴處理的編號原則
年度()月份()流水編號()
2.編號周期以年度月份為原則。
(九)客戶反應調查及處理
1.業務部人員於接到客戶反應產品異常時,應即查明該異常(編號、料號、交運日期、數量、不良數量)、客戶要求,並即填具“客戶抱怨處理表”(表14.6.3)連同異常樣品簽注意見後送總經理室辦理。
若客戶要求退(換)貨數量因客戶尚在加工中而無法確定時應於“客戶要求”欄註明:“客戶加工中未確定”。
2.客戶投訴案件若需會勘者,業務部門在未填立“客戶抱怨處理單”前為應客戶需求及確保處理時效:業務人員應立即反應質量管理部人員(或製造部品保組)會同製造部門人員共同前往處理,若質量管理部人員無法及時前往時由總經理指派有關人員前往處理,並於處理後向總經理報告。
3.為及時了解客戶反應異常資料及處理狀況,由質量管理部或有關人員於調查處理後三天內提出報告呈總經理批示。
4.總經理室生產管理組接到業務部門的“客戶抱怨處理表”後即編列客戶投訴編號並登記於“客戶抱怨案件登記追蹤表”後送質量管理部追查分析原因及判定職責歸屬部門後,送生產單位分析異常原因並擬定處理對策,並送經理室批示意見,另依異常狀況送研發部提示意見,再送回總經理室查核後送回業務部門擬定處理意見,再送總經理室綜合意見後,依核決許可權呈核再送回業務部依批示處理。
5.業務人員收到總經理室送回的“客戶抱怨處理表”時,應立即向客戶說明、交涉,並將處理結果填入表中,呈主管核閱後送回總經理室。
6.總經理室生產管理組接到業務部填具交涉結果的“客戶抱怨處理表”後,應於一日內就業務與工廠的意見加以分析作成綜合意見,依據核決許可權分送業務部經理、副總經理或總經理核決。
7.判定發生單位,若屬我方質量問題應另擬定處理方式,改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定,並依“客戶投訴損失金額核算基準”及“客戶投訴罰扣判定基準”擬定職責部門損失金額,個人懲處種類呈主管批示後,依罰扣標準辦理,若涉及行政處分則依“客戶投訴行政處理原則”辦理。
8.經核簽結案的“客戶抱怨處理表”第一聯質量管理部存,第二聯製造部門存,第三聯送業務部門依批示辦理,第四聯送會計科存,第五聯總經理室存。
9.“客戶抱怨處理表”會決後的結論,若客戶未能理解時業務部門應再填一份新的“客戶抱怨處理表”附原抱怨表一併呈報處理。
10.總經理室生產管理組每月10日前匯總上月份結案的案件於“客戶投訴案件統計表”會同製造部、質量管理部、研發部及有關部門主管判定職責歸屬確認及比率並檢查各客戶投訴項目進行檢查改善對策及處理結果。
11.業務部門不得超越核決許可權與客戶做任何處理的答覆協定或承認。對“客戶抱怨處理表”的批示事項據以書信或電話轉答客戶(不得將“客戶抱怨處理表”影印送客戶)。
12.各部門對客戶投訴處理決議有異議時得以“簽呈”專案呈報處理。
13.客戶投訴資料若涉及其他公司,原物料供應商等的職責時由總經理室會同有關單位共同處理。
14.客戶投訴不成立時,業務員於接獲“客戶抱怨處理表”時,以規定收款期收回應收帳款,如客戶有異議時,再以“簽呈”呈報上級處理。
(十)客戶投訴案件處理期限
1.“客戶抱怨處理表”處理期限自總經理室受理起國內13天國外17天內結案。
2.各單位客戶投訴處理作業流程處理期限
(十一)客戶投訴金額核決許可權
(十二)客戶投訴職責人員處分及獎金罰扣
1.客戶投訴職責人員處分
總經理室生產管理組每月10日前應審視上月份結案的客戶投訴案件,凡經批示為行政處分者,經整理後送人事單位提報“人事公布單”並公布。
2.客戶投訴績效獎金罰扣:
製造部門、業務部門及服務部的職責歸屬單位或個人由總經理室依客戶投訴案件發生的項目原因決定職責歸屬單位,並開立“獎罰通知單”呈總經理核准後複印三份,一份自存,一份會計單位查核,一份送罰扣部門罰扣獎金。
(十三)成品退貨帳務處理
1.業務部門於接到已結案的“客戶抱怨處理表”第三聯後依核決的處理方式處理:
(1)折讓、賠款:業務人員應依“客戶抱怨處理單”開立“銷貨折讓證明單”一式二聯,呈經(副)理、總(副)經理核簽及送客戶簽章後一份存業務部,一份送會計作帳。
(2)退貨、重處理:即開立“成品退貨單”註明退貨原因,處理方式及退回依據後呈經(副)理核示後,除第一聯自存督促外其餘三聯送成品倉儲據以辦理收料。
2.會計科依據“客戶抱怨處理表”第四聯中經批示核定的退貨量與“成品退貨單”的實退量核對無誤後,即開立傳票辦理轉帳,但若數量、金額不符時依左列方式辦理。
(1)實退量小於核定量或實退量大於核定量於必須比率(即以該客戶訂製時註明的“超量允收比率,若客戶未註明時依本公司規定)以內時,應依“成品退貨單”的實退數量開立“傳票”辦理轉帳。
(2)成品倉儲收到退貨,應依業務部送來的“成品退貨單”核對無誤後,予以簽收(如實際與成品退貨單所載不符時,得請示後依實際狀況簽收)。“成品退貨單”第二聯成品倉儲存,第三聯會計科存,第四聯業務部存。
(3)因客戶投訴之故,而影回響收款項回收時,會計部門於計算業務人應收帳款回收率的績效獎金時,應依據“客戶抱怨處理表”所列料號之應收金額予以扣除。
(4)業務人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單”應在下列三種方式中擇一取得退貨證明:
①收回原開立統一發票,要求買受人在發票上蓋統一。
②收回註明退貨數量、單價、金額及實收數量、單價金額的原開立統一發票的影印本,且務必由買受人蓋統一。
③填寫“銷貨退回證明單”由買受人蓋統一後簽回,取得上述檔案後與成品銷貨退回單一併送會計部作帳。
(5)客戶投訴處理結果為銷貨折讓時,業務人員依核決結果開立“銷貨折讓證明單”依下列三種方式取得折讓證明:
①收回註明折讓單價,金額及實收單價、金額的原開立統一發票影印本,影印本上務必由買受人蓋買受人蓋統一。
②填寫“銷貨折讓證明單”由買受人蓋統一後簽回。
取得上述檔案之後與“銷貨折讓證明單”一併送會計科作帳。
(十四)處理時效逾期的反應
總經理室於客戶投訴案件處理過程中,對於逾期案件應開立“催辦單”催促有關部門處理,對於已結案的案件,應查核各部門處理時效,對於處理時效逾期案件,得開立“洽辦單”送有關部門追查逾期原因。
(十五)實施與修訂
本辦法呈總經理核准後實施,修訂時亦同。
客戶投訴行政處罰準則
(一)凡發生客戶投訴案件,經職責歸屬判決行政處分,給予一個月的轉售時間,如果售出,則以A級售價損失的金額,依職責歸屬分攤至個人或班。未售出時以實際損失金額依職責歸屬分攤。
(二)客戶投訴實際損失金額的職責分攤計算:
由總經理室每月10日前匯總結案與製造部依發生異常原因歸屬職責,若系個人過失則全數分攤至該員,若為兩人以上的共同過失(同一部門或跨越部門)則依職責輕重分別判定職責比例,以分攤損失金額。
(三)處分標準如下表:(經判定後的個人職責負擔金額)。
(四)客戶投訴行政處分判定項目補充說明:
1.因票據錯誤或附樣等資料錯誤遭客戶投訴者。
2.因財務錯誤遭客戶投訴者。
3.未依“製作規範”予以備料、用料遭致客戶投訴者。
4.經剔除的不合格產品混入正常品繳庫遭致客戶投訴者。
5.成品交運超出應收範圍未經客戶同意遭客戶投訴者。
6.擅自減少有關生產資料者。
7.業務人員對於特殊質量要求,未反映給有關部門遭客戶投訴者。
8.訂單誤記造成錯誤者。
9.交貨延遲者。
10.裝運錯誤者。
11.交貨單誤記交運錯誤者。
12.倉儲保管不當及運輸上出問題者。
13.外觀標示不符規格者。
14.檢驗資料不符。
15.其他。
以上一經查覺屬實者,即依情節輕重予以行政處分,並以簽呈呈總經理核示後會人事單位公布。
(五)行政罰扣折算:
1.警告一次,罰扣400元以上。
2.小過一次,以每基數罰扣800元以上。
3.大過以上者,當月效益獎金全額罰扣。
(六)以上處分原則,執行時由總經理室依應受處分人及情節的輕重,確定以簽呈會各職責部門,並呈總經理核示後會人事單位公布。
客戶投訴經濟處罰準則
(一)客戶投訴罰扣的職責歸屬,製造部門以各組單元為最小單位以歸屬至發生各組單元為原則。未能明確歸屬至發生組單元者方歸屬至全科。
(二)業務部門、服務部門以歸屬至個人為原則,未能明確歸屬至個人者,才歸屬至業務部門、服務部門。
(三)客戶投訴罰扣方式:
1.客戶投訴案件罰扣依“客戶投訴罰扣判定基準”的原則,判定有關部門或個人,予以罰扣個人效益獎金,其罰扣金額歸屬公司。
2.客戶投訴罰扣按件分別罰扣。
3.客戶投訴罰扣標準依“客戶投訴損失金額核算基準”罰扣,職責歸屬部門的營業人員,以損失金額除以該職責部門的總基點數,再乘以個人的總基點數即為罰扣金額。
4.客戶投訴罰扣最高金額以全月效率獎金50%為準,該月份超過50%以上者逐月分期罰扣。
(四)製造部門的罰扣方式:
1.歸屬至發生部門者,依“客戶投訴罰扣標準”計扣該部門應罰金額。
2.歸屬至全科營業人員,依“客戶投訴罰扣標準”每基點數罰扣計全科每人的基點數。
投訴管理制度 篇5
第一章:總則
第一條:目的。
為保障核心潛力的實現,規範客戶投訴處理程式,及時、公正、合理地解決客戶投訴案件,特制定本細則。
第二條:適用範圍。
本辦法適用於公司客戶服務部。
第三條:職責與許可權。
(1)客戶服務部負責客戶投訴的統一管理,具體如下:
制定和修改客戶投訴管理制度;
直理解理並處理客戶投訴;
對成員企業的客戶投訴管理進行監督與指導。
(2)公司任何部門及個人有職責和義務協助客戶投訴調查工作。
第二章:識別客戶投訴類型
第四條:按投訴資料分類,能夠分為:服務投訴和業務投訴。
第五條:按投訴的投遞方式分類,能夠分為:電話投訴和聊天工具投訴。
第六條:按投訴的判定性質分類,能夠分為有效投訴和無效投訴。
第七條:服務投訴案件有以下特徵:
(1)對待客戶態度生硬粗暴、不理不睬或者出言不遜的。
(2)工作中違反公司承諾,給客戶造成麻煩和不便的。
(3)違反公司員工行為規範、服務規範,時客戶產生反感或不滿的。
(4)員工在工作中沒有履行自己應盡職責的。
(5)員工帶給服務時態度傲慢、不負職責的。
第八條:業務投訴案件有以下特徵:貨差類投訴、時效類投訴(卸貨、送貨、接貨等不及時)、信息類投訴(GPS跟蹤貨物錯誤、手機信息反饋信息錯誤、簽收信息錯誤等)、保險理賠投訴等。
第九條:具有以下特徵的投訴案件為無效投訴:
(1)經調查證實事實與投訴方敘述有嚴重出入,且引發爭端的職責在投訴方。
(2)因要求帶給企業承諾外去公司命令禁止的服務而沒有得到滿足的。
(3)尋釁滋事,以投訴相要挾的。
(4)無具體投訴事實的匿名投訴,或匿名投訴反映的問題經調查主要事實不成立的。
(5)投訴者帶給的事實不全,無法對歷史進行追溯並無法核實取證的。
(6)對企業或員工服務態度不滿在一個月以後提出來的。
第十條:根據有效投訴案件的嚴重程度可分為惡性投訴案件和一般性投訴案件。
(1)在報紙、網路等新聞媒體影響範圍較大的投訴案件為惡性投訴案件。
(2)與客戶發生衝突或造成較大社會影響的投訴案件為惡性投訴案件。
(3)其他經調查確定為有效投訴案件為一般性投訴案件。
第十一條:根據無效投訴的投訴動機可分為一般無效投訴和惡意投訴。
(1)因投訴方對公司的服務承諾或者對策、制度理解有偏差而提起的投訴一般為無效投訴。
(2)客戶因不正當要求沒有得到滿足提起的`投訴為惡意投訴。
(3)匿名投訴的問題經調查基本事實不成立的投訴為惡意投訴。
第三章:投訴受理
第十二條:當接到客戶投訴時,務必認真聽取投訴人的陳述,問明陳述人的姓名、電話、投
訴對象及投訴案件的經過,並做好記錄。
第十三條:投訴接待完畢後,認真填寫《客戶投訴管理登記表》。
第四章:投訴案件調查
第十四條:客戶投訴案件由客戶服務部安排人員調查。
第十五條:調查人員在進行調查時務必注意以下事項:
(1)以事實為依據,公平、公正、客觀地進行調查取證。
(2)調查過程中應按照員工行為準則嚴格要求自己,堅持良好的服務態度,展現應有的職業素質。
(3)只負責調查事情的真相,無權對任何一方做出任何形式的承諾。
(4)在客戶投訴案件調查清楚後,應與投訴雙方及被投訴人或者直接領導進行溝通,陳述事實經過。
(5)調查應不僅僅僅局限於客戶投訴案件的經過與事實,還應關注在事件的構成過程中存在的管理漏洞和問題。
第五章:客戶投訴的處理
第十六條:在接到投訴30分鐘內提來源理方案或者解決辦法,並儘快回復客戶處理結果。
第十七條:如果客戶投訴問題解決不了,應及早上報直接領導,並回復客戶耐心等待。
第六章:投訴記錄與統計
第十八條:每月進行一次對客戶投訴受理和處理狀況的匯總分析,出具投訴分析報告,激勵相關人員不斷進行工作。
投訴管理制度 篇6
客戶投訴處理管理規定
一、為規範酒店客戶投訴處理程式,提高客戶滿意度,特制定本規定。
二、本規定中“客戶投訴”是指客戶因未能享受到其預期的出品、服務等而以口頭或書面等形式提出,期望酒店給予回復或補償的一種要求。
三、酒店各級員工均有職責受理及根據自身的職責、許可權即時處理客戶投訴或將客戶投訴反饋給上一級管理層人員或被投訴部門。
四、各部門為客戶投訴處理的直接職責部門,部門負責人為客戶投訴處理的直接職責人。行銷部負責定期對客戶投訴進行匯總分析,並帶給相關推薦。
五、根據客戶提出投訴時間的不同,“客戶投訴”可分為在酒店消費過程中所提出的投訴(以下簡稱消費中投訴)及在酒店消費離開後所提出的投訴(以下簡稱消費後投訴)。
六、客戶投訴的`處理
一)投訴處理程式
1、消費中投訴
1)投訴本部門
(1)酒店員工接到投訴後,應先了解相關狀況(包括投訴事件發生的時間、地點、經過、主要當事人姓名及客戶聯繫方式等,下同),然後根據實際狀況即時處理;
(2)如處理後客戶仍不滿意或其提出的要求超出受理人員許可權範圍時,受理人員應逐級向上級請示處理,直至部門負責人;
(3)如部門負責人處理後客戶仍不滿意或其提出的要求超出部門負責人許可權範圍時,由部門負責人向分管副總請示處理;如處理後客戶仍不滿意的,由部門負責人或分管副總請示總經理後予以處理。
2)投訴其他部門
(1)酒店員工接到投訴後,應先了解相關狀況,然後即時向本部門負責人匯報。
(2)受理部門負責人負責與被投訴部門負責人共同協商處理方案後,按相關方案予以處理。
(3)客戶對處理方案不滿意的,由被投訴部門負責人請示分管副總處理;如處理後客戶仍不滿意的,由被投訴部門負責人或其分管副總請示總經理後予以處理。
2、消費後的投訴
1)投訴本部門
(1)酒店員工接到投訴後,應先了解或記錄相關狀況,然後即時向部門負責人匯報。由部門負責人組織人員調查後予以處理。
(2)如處理後客戶不滿意或其提出的要求超出部門負責人許可權範圍時,由部門負責人向分管副總請示處理;如處理後客戶仍不滿意的,由部門負責人或分管副總請示總經理後予以處理。
2)投訴其他部門
參照本條第一)款第1項第2)點程式執行。
二)投訴處理的時限要求
1、消費中投訴,從受理投訴到最終處理,原則上不得超過客人要求給予處理的時間。
2、消費後投訴,從受理投訴到最終處理,原則上不得超過三個工作日。
七、客戶投訴的匯總與分析
1、每周周末,各部門負責根據本周已受理的客戶投訴編制《客戶投訴記錄表》(見附屬檔案一),並由部門行銷專員或部門指定人員於下周一將本周的《客戶投訴記錄表》交行銷部存檔。
2、每月中旬,行銷部負責根據各部門上月交來的《客戶投訴記錄表》,對客戶投訴處理狀況進行匯總分析,編制《顧客投訴統計分析報告表》(見附屬檔案二),作為行銷月報附屬檔案上報總經室審閱。
八、如客戶所投訴事項屬公司(部門)規範化檔案無明確規定或部門未開展過相關培訓的,投訴處理人還須於投訴處理完畢後填寫《顧客投訴處理報告表》(見附屬檔案三),於表中寫明客戶投訴的原因、部門調查處理結果及今後為避免同類投訴的發生而推薦編寫規範化檔案或開展培訓的名稱,經部門負責人簽認後送行銷部加簽意見,然後報總經室審批。審批後,由相關部門按批示意見執行。
九、各部門內部處理客戶投訴的操作程式及各級員工處理客戶投訴的職責、許可權,由各部門自行擬訂相關作業指導書後執行。
十、本規定經總經理批准後生效,自公布之日起執行。
十一、本規定的解釋權、修訂權屬總經室。
投訴管理制度 篇7
1.0目的:
建立有效的客戶投訴應對機制,明確客服人員面對客戶投訴時的操作指引,提高綜合服務部對各類客戶投訴的應對能力,降低因客戶投訴而引起的負面影響,從而提升客戶服務的整體質量。
2.0適用範圍:
本規定適用於銷售中心綜合服務部全體職員。
3.0職責:
3.1綜合服務部為受理客戶投訴的職能部門,需對客戶投訴進行回響處理、記錄及匯報。
3.2綜合服務部加盟事務文員為投訴記錄責任人,負責投訴記錄的檔案管理,及《投訴周報》製作。
4.0定義:
4.1客戶投訴類型:客戶投訴包括消費者投訴、加盟商投訴。
4.1.1消費者投訴:消費者在終端店鋪消費過程中,對產品質量及服務質量產生異議而向綜合服務部提起投訴的行為。
4.1.2加盟商投訴:加盟商(含店鋪人員)在經營管理過程中,因產品質量、貨運問題、服務質量、政策原因等因素,對公司某部門或某人員提起投訴的行為。
4.2投訴受理人定義:投訴受理人分為一級受理人、二級受理人、三級受理人。
4.2.1一級受理人:指綜合服務部的大區客服助理、加盟接待文員/專員等事務性崗位人員。
4.2.2二級受理人:指綜合服務部經理/主管。
4.2.3三級受理人:指銷售中心總監及公司專職部門行政管理中心。
4.3客戶投訴級別:客戶投訴按輕重緩急分為一級投訴(即“普通投訴”)、二級投訴(即“較嚴重投訴”)、三級投訴(即“非常嚴重投訴”)。
4.3.1一級投訴:即普通投訴,指以解決具體問題為目的、可由一級受理人直接處理並讓投訴者滿意處理意見的投訴事件。如消費者對於產品質量不滿要求維修的投訴、加盟商關於到貨數量或質量的投訴等。
4.3.2二級投訴:即較嚴重的投訴,指結合某事帶有情緒反饋類的投訴,或是超出一級受理人許可權範圍的投訴。如消費者或加盟商針對同一事件的二次投訴、消費者對店鋪服務態度不滿意的投訴、加盟商對於大區客服服務質量不滿的投訴、加盟商對於某項政策不理解、不滿意的投訴等等。
4.3.3三級投訴:即非常嚴重的投訴,指可能影響到公司聲譽、利益或可能影響到加盟商經營管理的投訴,此類指已超出綜合服務部責權範圍,需向上匯報解決的事件。如消費者投訴12315的行為、加盟商對新品質量的批量投訴、加盟商對職能部門不作為的投訴等等。
5.0管理規定
5.1應訴權責規定
5.1.1一級受理人接到客戶以任何形式的投訴,含電話、簡訊、信件、傳真、網路平台等,必須於1個工作日之內與客戶本人或其代理人取得聯繫,了解投訴原因、事件經過,如實記錄於《投訴處理單》中。
5.1. 1.1屬於一級投訴範圍的,由一級受理人直接跟進處理,由二級受理人(綜合服務部主管)審核後交事務文員存檔、記錄;
5.1.1.2屬於二級投訴範圍的,一級受理人須立即將《投訴處理單》交由二級受理人(綜合服務部經理/主管)跟進處理,報三級受理人(銷售中心總監)審核後,由事務文員存檔、記錄;
5.1.1.3屬於三級投訴範圍的,一級受理人須立即將《投訴處理單》匯報二級受理人(綜合服務部經理),由二級受理人專項匯報三受理人銷售中心總監以及行政中心總監,由三級受理人指導處理。
5.2客戶投訴受理流程
詳見附屬檔案一
5.3應訴業務指引
5.3.1以解決客戶反映的具體事情為主線,以客戶滿意為投訴事件是否完成的界定指標。
5.3.1.1受理人與客戶交流需注重禮貌:主動自我介紹,語調平緩溫和,耐心聽取客戶意見,使用《客服標準話術》;
5.3.1.2受理人需詳盡了解客戶投訴的具體內容:事件起因、時間、地點、涉及店鋪及人員、涉及產品及編碼以及客戶的其它聯繫方式;
5.3.1.3受理人需委婉回復客戶對於此投訴事件處理大概流程、每個環節的大概時間,受理人的直接聯繫方式;
5.3.1.4投訴事件涉及其它業務部門的,受理人需親自跟進每個環節,避免因間接聯繫而造成事態延誤;
5.3.1.5遇處理周期較長的事項,受理人需每周主動聯繫客戶至少一次,回復受理進度;如屬二級、三級投訴需視情加強主動回復進度頻率;
5.3.1.6投訴事件已按流程受理完畢,受理人需將受理結果告知客戶,並諮詢客戶對處理結果的滿意度,在五個答案“1-非常滿意”、“2-滿意”、“3-可理解/接受”、“4-不滿意”、“5-很不滿意”中選擇第1、第2或第3項答案者,可視為投訴事件處理完畢,可匯報審核、存檔、記錄。如客戶選擇第4或第5項答案,則視為自動升級到下一級別,重新填報《投訴處理單》記錄具體情況,並匯報對應受理人處理;
5.3.1.7如三級投訴按正常程式受理而客戶對結果不能滿意者,由行政中心提交總經理例會研究處理。
5.4違規處罰規定
5.4.1對於未遵守上述作業規定的行為,給予適當處罰。
5.4.1.1受理人未遵守1個工作日內應訴並填報《投訴處理單》的,給予30元/次負激勵;
5.4.1.2受理人未按受理權責及業務指引操作,造成客戶對其投訴的,視情給予30元—100元/次負激勵;
5.4.1.3受理人按流程對投訴事件處理完畢後,未按規定諮詢客戶對處理結果滿意度評估的,或是有私自填寫舞弊行為的,視情給予50—100元/次負激勵。
6.0相關檔案:
無
7.0附屬檔案
客服標準化話術見附屬檔案一
客服標準話術
客眼標準話術
客服標準話術是指客服助理與加盟商溝通過程中語言表達的規範話術,目的是了避免因詞不達意、觸犯禁忌而影響客情關係。客服標準話術內容如下:
一、來電接聽話術:
1、禮貌接聽:您好!綜合服務部(或:客服部)。
2、禮貌詢問:有什麼可以幫到您?
3、業務受理:
①:可以直接解決的問題:您說的這個問題,具體是這樣的……
②:可以指引客戶解決的問題:您說的這個問題,具體可由xx部門解決,他的聯繫電話是:,我馬上致電給他說明,讓他給您電話。如還有問題,歡迎來電。
③:不能馬上解決、回復的問題:您所說的內容我已記錄下來了,具體我晚點再回復您。
④:關係到別的部門的問題:您說的這個問題可能與xx部門有關,我先幫您了解下,再回復您。
⑤:需要匯報解決的問題:您說的內容我已記錄下來了,我需要向部門(主管、經理或總監)匯報後,才能回復您,晚點我會給您電話。
4、禮貌結束:謝謝您(可以是暱稱)的來電,再見。
二、致電加盟商話術:
1、禮貌問:(暱稱)您好!我是客服。
2、聞明目的:今天致電給您,是關於事……
3、快速說明
①:(後補催款類)您的訂單已掃描,總共xx元,請您儘快打款到賬號,以便發貨。
②:(宣導調查類)您對一事了解嗎?具體是……
③:(節點回復)您的事現在已,我會儘快跟進處理,請您放心。
④:(已完成業務回復)您的事情已處理完畢,具體結果是…請您知悉。
禮貌結束:今天跟您說的就是這個事,謝謝,再見。
三、禁忌語言:
1、絕對不能對客戶說“不”:我不知道我
2、絕對不能推卸責任:這個不關我的事。
3、絕對不能讓客戶轉找別人:這是事,你找他吧。
投訴管理制度 篇8
一、目的
1、以客戶為導向,從滿足客戶需求出發,提高服務質量及投訴處理時效,切實做好優質服務工作。
2、並通過對各網點、各分撥中心貨物異常及延誤的監控,從而提高客戶滿意度,最終達到提升網路質量的目的。
3、進一步重視客戶服務投訴,並在遇到各類異常及突發事件時有章可循、避免事態擴大,做到即讓客戶滿意,又最大限度地維護企業品牌形象和利益。
二、工作職責
1、結合公司行銷策略,制訂客戶服務方案。
2、制訂客戶服務人員行為規範並督導貫徹執行。
3、建立客戶服務信息管理系統(客戶服務檔案、網路服務質量跟蹤及反饋)。
4、受理客戶或網路內部投訴:包括貨損、貨差、時效延誤、服務態度、財務、理賠、價格費用及其他類投訴
5、接聽客戶投訴電話,記錄客戶投訴情況,並對客戶投訴進行調查了解,並進行有效的客戶溝通,將客戶不滿度降到最低,確保公司服務質量的不斷提升。
6、對各分撥中心、網點保價貨件理賠的情況進行跟蹤統計。
7、將各項統計數據及分析報表提供給總裁辦,並根據分析結果提出改善意見。
8、組織客戶服務回訪,發現網路客戶服務的不足處,並提出改善意見。
9、制訂客戶服務人員培訓計畫並實施培訓。
10、監督各網點客戶服務工作的開展情況。
11、配合運營管理部對終端到達服務質量進行跟蹤
12、對公司網站留言進行回復。
13、公司網站線上客服應答。
三、工作內容
1、投訴來源
(1)外部投訴,指來源於公司外部的客戶投訴
(2)內部投訴,指來源於公司網路內部網點的投訴。
2、投訴渠道
(1)外部投訴渠道包括:全國統一服務熱線400-689-投訴、商橋網站線上留言投訴。各類客戶端投訴等
(2)內部投訴渠道包括:網路內部間投訴、騰迅線上投訴等
3、投訴類型
業務投訴,主要針對公司業務銷售或運作上的差錯而引起,主要分為:貨損、貨差、時效延誤、財務、理賠、價格、信息、問題差錯、及其他類型投訴等。
貨損類投訴:貨物潮濕、外包裝破損、內物破損;
貨差類投訴:各分撥中心丟貨、網點丟貨、暫停網路貨物處理外轉丟貨;
時效延誤類投訴:中轉不及時、分撥不及時、配載不及時、通知提貨不及時、送貨不及時、接貨不及時;
財務類投訴:佣金、代收貨款、發票、稅金;
理賠類投訴:理賠時效不及時、理賠結果不滿意;
業務差錯類投訴:開單差錯、分批配載、標籤差錯、承諾不兌現、信息反饋不及時、虛假簽收、貨物被申領;
其他類型投訴:除以上類型以外的業務投訴。
四、投訴處理時效
對於客戶的投訴,各部門應通力合作,迅速作出反應,力爭在最短的時間內全面解決問題,給客戶滿意的答覆。
1、業務投訴時效
a、一般投訴:接到投訴起一個工作日內處理完畢。
b、中度投訴:接到投訴起三個工作日內處理完畢
c、重度投訴接到投訴起七個工作日內處理完畢。
2、服務態度投訴時效,接到投訴起兩個工作日內處理完畢。
3、客戶投訴
3.1客戶投訴的重要性
3.1.1.什麼是投訴
A、從服務者的角度看,投訴就是“客戶向我反映一些令他不滿意的問題”。
B、從客戶的角度看,投訴就是“反映不滿及尋求解決”。
3.1.2.客戶投訴原因分析
A、客戶為何不滿
①沒有達到期望值,不能滿足需要;
②不仔細聆聽;
③不良的態度;
④不給予表達情感的機會;
⑤長時間的等候;
⑥不遵守承諾;
⑦業務知識不熟;
B、客戶不滿時想得到
①細心聆聽,得到尊重、關懷;
②處事盡責,立即見到行動:一同解決問題/一同尋求解決的辦法;
③獲得補償;
④澄清問題,提供改進方案,使其不再發生。
3.1.3.客戶投訴的內容
A、運輸投訴:主要包括貨物在運輸途中發生延誤、損壞、丟失和變質,因包裝或裝卸不當造成損失等。
B、服務投訴:主要包括企業各類人員的服務質量、服務態度、服務方式、服務技巧等提出的.批評與抱怨。
投訴類用戶情緒安撫
客服員:我非常理解您的心情(您的心情我可以理解.....)
客服員:請原諒,給您造成這樣的麻煩
客服員:遇到這種情況我也會很生氣
客服員:我很願意為您解決這個問題或:讓我看一下該如何幫助您
客服員:X先生,對不起讓您感到不愉快了,我非常理解您此時的感受.....
客服員:(核查客戶的需求)我理解了您的意思嗎?
3.2處理客戶投訴的步驟
3.2.1.專心傾聽
A、為聆聽做出準備
----手上準備筆和紙(系統如果支持,最好實現無紙辦公)
B、記錄重要的事項
----在適當時利用筆記,如在電話傾談中,需讓客戶知道你正在寫下筆記,這樣才可幫助客戶組織他的見解;
C、面帶微笑
----人的潛意識是相通的,你接聽電話的聲調、面部表情、坐姿,對方是可以感覺得到的。
面帶微笑能幫自己進入最佳思維狀態,使你顯得更友好,更加有禮節。
D、表達你正在聆聽中
----面對面接觸時需要全神貫注,利用身體語言,姿勢及眼神等表達;對電話聯絡方面應專心留意用詞(例如:我明白,沒問題,嗯),讓客戶感受到我們真誠的了解及處理問題。
E、發出問題
----找出他們真正需要是什麼,多用開放式的問話(如:什麼?哪位?什麼時候?怎樣?),如問題暫未能解決,需儘量減低客戶的怒氣及平息客戶的不滿。
F、重述聲明
----切忌重複又重複某些字句,應利用簡單方式陳述聲明,只需提出重點並擅用客戶的姓名,如客戶不想太公式化,可稱呼客戶的名或英文名,認真聆聽,簡要複述內容,確認完全了解客戶的問題及事實,同時判斷抱怨屬於何種類型。
投訴管理制度 篇9
一、弄清投訴定義
眾所周知,物業管理是寓服務、管理、經營為一體的服務性行業,而作為服務性行業的物業管理企業要想杜絕業主住戶投訴是完全不可能的。你做得很出色,業主住戶不一定會讚揚你,而一旦你做得不夠好,業主住戶就一定會投訴你。
為何投訴呢?它是指業主住戶(即物業所有人和使用人)在使用物業或享受服務的過程中,由於對房屋質量、設施設備運行、毗鄰關係以及服務質量、服務態度等產生不滿情緒或抱怨,而提請物業管理企業解決處理,或者直接向有關主管部門反映的行為。處理投訴,是物業管理企業日常管理與服務工作的一項重要任務,也是與業主住戶直接交流與溝通的最佳方式。
二、剖析投訴成因
俗話說:“金無赤足,人無完人”,儘管物業管理公司盡心盡力、盡職盡責,但也不可能把工作做到十全十美,無懈可擊。因此,投訴也就在所難免。產生投訴的原因,可以歸納為以下幾點:
1、房屋質量方面:如房屋滲水、內外牆體開裂、管道裂縫或堵塞、下水道不暢通等等。
2、物業配套方面:如水電、煤氣或有線電視、防盜系統等未到位,垃圾房布置不合理,沒有足夠的車輛停放場所,沒有休閒與娛樂場所或活動室。
3、設備設施方面:如電梯經常出故障,防盜門禁電子系統無法正常使用等。
4、服務技巧方面:如服務態度:如物業管理人員禮儀禮節欠佳,出言不遜,態度生硬,橫眉冷眼等。服務時效:如工作效率低、處理問題速度慢,維修不及時,辦事拖拉等。務質量:如人身、財產的安全得不到保障,環境衛生髒、亂、差,綠化區域內雜草叢生,維修返修率高等。服務項目:主要是指物業管理企業所提供的物業服務項目單一,不能滿足各類不同層次業主的需求。
5、管理費用方面:主要是對物業管理服務費、各種分攤費用等感到不滿:如認為物業管理費太高,各類公共能耗等費用的分攤不均或不合理等。
6、突發事件方面:如突然停電,被困於電梯,室內被盜、家室浸水,遭受意外的火災、車輛的丟失、私人物件被損等。
7、相鄰關係方面:主要是由於業戶與相鄰業戶之間產生的矛盾協調不成而轉至物業管理企業的各類投訴:如漏水、噪音等等。
三:洞察投訴動機,充分了解物業管理投訴者及其心態是物業管理從業人員處理物業管理投訴的關鍵所在,知己知彼,才能百戰不殆。
1、投訴者的類別:
A、職業投訴者。這些人不間斷地以不同的理由進行投訴,希望通過這樣的途徑能直接或間接的獲得經濟上的更多的收益或補償,以及為其提供超高的服務水準。投訴的內容往往是小問題,但投訴者總是試圖以之誇大。
B、問題投訴者。在物業管理投訴項目中,絕大多數都屬於這一類,他們對所出現的問題感到不滿,但不想小題大做只想將問題或不滿通過各種有效途徑進行反映,以求得到妥善處理。
C、潛在投訴者。這類投訴者有其合理的投訴事由,但出於某種原因的考慮並不想進行投訴,儘管有時也會向自己的親朋好友“訴苦”或不間斷地發牢騷、埋怨。此類投訴者只有在被“逼上梁山”才會轉為問題投訴者。
2、投訴者的心態
A、心態之一:求尊重。這主要是指那些有身份地位、有財富及其他類型(如自我感覺良好等)的業主,他們往往口氣大,來勢猛,有時甚至還大吵大鬧,盛氣凌人。他們力圖通過這一系列行為向物業管理企業提示:你要關注我、尊重我、要不折不扣的為我辦事等。
B、心態之二:求發泄。這種心態類型的業主,由於他在工作上、家庭生活中受到不同程度的委屈,造成心理上的偏差或不平衡,想通過對某一件小事甚至想盡辦法尋找投訴點,發泄心中的鬱悶或不快,以此來滿足心理上的安慰。
C、心態之三:求補償。“表里不一”是這種類型業戶最好的心態表述。這種人來勢往往不兇猛,來了以後並不是單刀直入,而是甜言蜜語、夸這贊那,弄的物業管理人員暈頭轉向,在未來得及還神時,突然直截了當地反轉話鋒,正式切入主題,目的是要獲得經濟上的補償。
D、心態之四:求解決。業戶確實遇到問題,希望通過物業管理企業幫助或協調解決。
投訴管理制度 篇10
為了迅速處理客護投訴案件,避免擴大影響,維護公司信譽,促進質量改善與售後服務,制定本制度。
第一條、適用範圍
本制度適用於本公司在銷售服務和售後服務中的下列投訴:
1、與產品質量有關的投訴。
2、與新車銷售購銷契約有關的投訴。
3、與維修質量有關的投訴。
4、與服務質量有關的投訴。
5、客戶提出的各類提案,建議,批評與意見。
第二條、客戶投訴管理原則
1、預防原則。為防患於未然,本制度要求如下:
(1)提高全體員工的素質和業務能力。
(2)加強企業內外部的信息交流。
(3)保持全心全意為公司和客戶著想的工作態度。
2、及時原則。各部門通力合作,迅速做出反應,力爭在最短的時間內全面解決問題,給投訴者一個及時的圓滿答覆。
3、責任原則。本制度規定責任原則含義如下:
(1)確定投訴處理責任。
(2)確定造成客戶投訴的責任部門和責任人。
(3)確定客戶投訴得不到及時圓滿解決的責任。
4、記錄原則
對每一起客戶投訴做詳細記錄,為企業吸取教訓,總結投訴處理經驗,加強投訴管理提供寶貴的原始資料。
第三條、投訴處理職責劃分
客戶關係顧問/客戶關係專員
詳細記錄客戶投訴並協助處理
客戶關係經理
判定投訴性質和類別及受理責任人
協助受理責任人調查原因和處理投訴
跟進投訴處理的進程
配合業務部門制定預防糾正措施
監督預防糾正措施的落實
銷售經理/服務經理
本部門的主要投訴受理人
調查原因和直接責任者
提出具體解決辦法
預防糾正措施的制定和落實
總經理
投訴解決方案的批准
批准預防糾正措施並指派人員進行監督
檢查預防糾正措施的落實
第四條、客戶投訴管理流程
對一般意義的客戶投訴,本制度規定投訴處理的主要步驟如下:
1、客戶關係顧問或客戶關係經理詳細記錄客戶投訴內容,包括投訴時間、投訴內容、投訴人、投訴人車牌號等信息,認真傾聽,保持冷靜;同情理解並安慰客戶。
2、客戶關係經理調查原因後判定投訴性質。首先確定客戶投訴的類別;判定客戶投訴理由是否充分,投訴要求是否合理,然後填寫客戶投訴處理表確定投訴處理責任。按照客戶投訴內容分類,確定具體的受理部門。
3、投訴受理責任人調查原因。查明出現客戶投訴的具體原因和具體責任者,在一個工作日內提出解決辦法。
4、投訴解決辦法經總經理同意後,客戶關係專員或客戶關係經理迅速通知客戶,並儘快反饋客戶反應。
5、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度
7、對投訴處理過程進行總結與綜合評價,提出改善對策並落實。
對重大客戶投訴,本制度規定投訴處理的主要步驟如下:
1、客戶關係顧問或客戶關係經理詳細記錄客戶投訴內容。
2、客戶關係經理將投訴內容迅速傳遞給責任部門經理、總經理,並立即召緊急會議,商磋解決辦法。
3、擬訂解決辦法後由業務部門經理和客戶關係經理出面與客戶協商解決。
4、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。
5、對投訴處理過程進行總結與綜合評價,提出改善對策並落實。
第五條、投訴受理人員對投訴案件的處理,應以謙恭,禮貌,迅速,周到為原則。
第六條、處罰制度
1、依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門主管進行責任處罰。
2、對不及時處理投訴造成延誤的投訴受理人進行責任處罰。