公司投訴管理制度 篇1
（一）目的
為求迅速處理客護投訴案件，維護公司信譽，促進質量改善與售後服務，制定本辦法。
（二）範圍
包括客戶投訴表單編號原則，客戶投訴的調查處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決許可權及處理逾期反應等項目。
（三）適用時機
凡本公司PCB產品遇客戶反應質量異常的申訴（以下簡稱“客戶投訴”）時，依本施行辦法的規定辦理。（如未造成損失時業務部或有關單位前往處理時，應填報“異常處理單”反應有關單位改善）。
（四）處理程式
（五）客戶投訴分類
客戶投訴處理作業依客戶投訴異常原因的不同區分為：
1.非質量異常客戶投訴發生原因（指人為因素造成）。
2.質量異常客戶投訴發生原因。
（六）處理部門
（七）處理職責
各部門客戶投訴案件的處理職責
1.業務部門
（1）詳查客戶投訴產品的訂單編號、料號、數量、交運日期。
（2）了解客戶客戶投訴要求及客戶投訴理由的確認。
（3）協助客戶解決疑難或帶給必要的參考資料。
（4）迅速傳達處理結果。
2.質量管理部
（1）綜理客戶投訴案件的調查、提報與職責人員的擬定。
（2）發生原因及處理、改善對策的檢查、執行、督促、防之提報。
（3）客戶投訴質量的檢驗確認。
3.總經理室生產管理組
（1）客戶投訴案件的登記，處理時效管理及逾期反應。
（2）客戶投訴資料的審核、調查、提報。
（3）客戶投訴立會的聯繫。
（4）處理方式的擬定及職責歸屬的判定。
（5）客戶投訴改善案的提出、洽辦、執行成果的督促及效果確認
（6）協助有關部門與客戶接洽客戶投訴的調查及妥善處理。
（7）客戶投訴處理中客戶投訴反應的意見提報有關部門追蹤改善。
4.製造部門
（1）針對客戶投訴資料詳細調查，並擬定處理對策及執行檢查
（2）提報生產單位、機班別、生產人員，及生產日期。
（八）客戶投訴處理表編號原則
1.客戶投訴處理的編號原則
年度（）月份（）流水編號（）
2.編號周期以年度月份為原則。
（九）客戶反應調查及處理
1.業務部人員於接到客戶反應產品異常時，應即查明該異常（編號、料號、交運日期、數量、不良數量）、客戶要求，並即填具“客戶抱怨處理表”（表14.6.3）連同異常樣品簽注意見後送總經理室辦理。
若客戶要求退（換）貨數量因客戶尚在加工中而無法確定時應於“客戶要求”欄註明：“客戶加工中未確定”。
2.客戶投訴案件若需會勘者，業務部門在未填立“客戶抱怨處理單”前為應客戶需求及確保處理時效：業務人員應立即反應質量管理部人員（或製造部品保組）會同製造部門人員共同前往處理，若質量管理部人員無法及時前往時由總經理指派有關人員前往處理，並於處理後向總經理報告。
3.為及時了解客戶反應異常資料及處理狀況，由質量管理部或有關人員於調查處理後三天內提出報告呈總經理批示。
4.總經理室生產管理組接到業務部門的“客戶抱怨處理表”後即編列客戶投訴編號並登記於“客戶抱怨案件登記追蹤表”後送質量管理部追查分析原因及判定職責歸屬部門後，送生產單位分析異常原因並擬定處理對策，並送經理室批示意見，另依異常狀況送研發部提示意見，再送回總經理室查核後送回業務部門擬定處理意見，再送總經理室綜合意見後，依核決許可權呈核再送回業務部依批示處理。
5.業務人員收到總經理室送回的“客戶抱怨處理表”時，應立即向客戶說明、交涉，並將處理結果填入表中，呈主管核閱後送回總經理室。
6.總經理室生產管理組接到業務部填具交涉結果的“客戶抱怨處理表”後，應於一日內就業務與工廠的意見加以分析作成綜合意見，依據核決許可權分送業務部經理、副總經理或總經理核決。
7.判定發生單位，若屬我方質量問題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤（人為疏忽免列案追蹤）作明確的判定，並依“客戶投訴損失金額核算基準”及“客戶投訴罰扣判定基準”擬定職責部門損失金額，個人懲處種類呈主管批示後，依罰扣標準辦理，若涉及行政處分則依“客戶投訴行政處理原則”辦理。
8.經核簽結案的“客戶抱怨處理表”第一聯質量管理部存，第二聯製造部門存，第三聯送業務部門依批示辦理，第四聯送會計科存，第五聯總經理室存。
9.“客戶抱怨處理表”會決後的結論，若客戶未能理解時業務部門應再填一份新的“客戶抱怨處理表”附原抱怨表一併呈報處理。
10.總經理室生產管理組每月10日前匯總上月份結案的'案件於“客戶投訴案件統計表”會同製造部、質量管理部、研發部及有關部門主管判定職責歸屬確認及比率並檢查各客戶投訴項目進行檢查改善對策及處理結果。
11.業務部門不得超越核決許可權與客戶做任何處理的答覆協定或承認。對“客戶抱怨處理表”的批示事項據以書信或電話轉答客戶（不得將“客戶抱怨處理表”影印送客戶）。
12.各部門對客戶投訴處理決議有異議時得以“簽呈”專案呈報處理。
13.客戶投訴資料若涉及其他公司，原物料供應商等的職責時由總經理室會同有關單位共同處理。
14.客戶投訴不成立時，業務員於接獲“客戶抱怨處理表”時，以規定收款期收回應收帳款，如客戶有異議時，再以“簽呈”呈報上級處理。
（十）客戶投訴案件處理期限
1.“客戶抱怨處理表”處理期限自總經理室受理起國內13天國外17天內結案。
2.各單位客戶投訴處理作業流程處理期限
（十一）客戶投訴金額核決許可權
（十二）客戶投訴職責人員處分及獎金罰扣
1.客戶投訴職責人員處分
總經理室生產管理組每月10日前應審視上月份結案的客戶投訴案件，凡經批示為行政處分者，經整理後送人事單位提報“人事公布單”並公布。
2.客戶投訴績效獎金罰扣：
製造部門、業務部門及服務部的職責歸屬單位或個人由總經理室依客戶投訴案件發生的項目原因決定職責歸屬單位，並開立“獎罰通知單”呈總經理核准後複印三份，一份自存，一份會計單位查核，一份送罰扣部門罰扣獎金。
（十三）成品退貨帳務處理
1.業務部門於接到已結案的“客戶抱怨處理表”第三聯後依核決的處理方式處理：
（1）折讓、賠款：業務人員應依“客戶抱怨處理單”開立“銷貨折讓證明單”一式二聯，呈經（副）理、總（副）經理核簽及送客戶簽章後一份存業務部，一份送會計作帳。
（2）退貨、重處理：即開立“成品退貨單”註明退貨原因，處理方式及退回依據後呈經（副）理核示後，除第一聯自存督促外其餘三聯送成品倉儲據以辦理收料。
2.會計科依據“客戶抱怨處理表”第四聯中經批示核定的退貨量與“成品退貨單”的實退量核對無誤後，即開立傳票辦理轉帳，但若數量、金額不符時依左列方式辦理。
（1）實退量小於核定量或實退量大於核定量於必須比率（即以該客戶訂製時註明的“超量允收比率，若客戶未註明時依本公司規定）以內時，應依“成品退貨單”的實退數量開立“傳票”辦理轉帳。
（2）成品倉儲收到退貨，應依業務部送來的“成品退貨單”核對無誤後，予以簽收（如實際與成品退貨單所載不符時，得請示後依實際狀況簽收）。“成品退貨單”第二聯成品倉儲存，第三聯會計科存，第四聯業務部存。
（3）因客戶投訴之故，而影回響收款項回收時，會計部門於計算業務人應收帳款回收率的績效獎金時，應依據“客戶抱怨處理表”所列料號之應收金額予以扣除。
（4）業務人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單”應在下列三種方式中擇一取得退貨證明：
①收回原開立統一發票，要求買受人在發票上蓋統一。
②收回註明退貨數量、單價、金額及實收數量、單價金額的原開立統一發票的影印本，且務必由買受人蓋統一。
③填寫“銷貨退回證明單”由買受人蓋統一後簽回，取得上述檔案後與成品銷貨退回單一併送會計部作帳。
（5）客戶投訴處理結果為銷貨折讓時，業務人員依核決結果開立“銷貨折讓證明單”依下列三種方式取得折讓證明：
①收回註明折讓單價，金額及實收單價、金額的原開立統一發票影印本，影印本上務必由買受人蓋買受人蓋統一。
②填寫“銷貨折讓證明單”由買受人蓋統一後簽回。
取得上述檔案之後與“銷貨折讓證明單”一併送會計科作帳。
（十四）處理時效逾期的反應
總經理室於客戶投訴案件處理過程中，對於逾期案件應開立“催辦單”催促有關部門處理，對於已結案的案件，應查核各部門處理時效，對於處理時效逾期案件，得開立“洽辦單”送有關部門追查逾期原因。
（十五）實施與修訂
本辦法呈總經理核准後實施，修訂時亦同。
公司投訴管理制度 篇2
（1）聽清楚：在接待客戶投訴時，應耐心聽客戶講完，聽清客戶投訴的內容，不得打斷客戶說話，更不能急於表態。
（2）問清楚：待客戶講完後，要進一步問清有關情況，切忌與客戶正面辯駁，應客觀冷靜地引導客戶敘述清楚實際情況。
（3）跟清楚：受理客戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決並回復客戶為止。對不能解決的投訴，應婉轉地向客戶講清楚，並確定下次回復的時間。
（4）復清楚：對客戶的.投訴在充分了解情況後，應及時把處理的過程及結果清楚地回復客戶，以表明客戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
（5）記清楚：處理客戶投訴後，應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄於客戶意見處理表內，由客戶確認後收回存檔。
（6）報告：重大投訴，必須馬上報告部門經理和物業管理中心領導。
2.客戶投訴處理程式：
（4）一般性投訴：當接到一般性投訴時，將投訴情況記錄在《客戶投訴記錄表》上，及時向職能部門進行信息傳遞並立即將情況回復客戶。
（5）通過物業管理中心處理的一般性投訴有：大廈內裝修噪音滋擾他人辦公；衛生間等公共設施使用出現故障和問題；客戶室內設施需要維修；客戶郵件、報紙遺失或欠收；大廈公共區域環境衛生及綠化花木問題；大廈鼠蟲害防治問題；涉及物業管理中心所提供的各類服務問題。
（6）重大投訴：遇到重大投訴，須將投訴事項及時上報部門經理和中心領導並向投訴客戶解釋原因，確定回復時間；重大或突發事件包括：火災、電梯困人、爆炸、突發性停電、水浸、盜竊等破壞性行為、刑事案件、客戶集體投訴（三家以上）、中央空調主機、發電機、高低壓電櫃、通訊設備等主要設備設施故障、大廈主題結構遭受破壞等。
（7）書面投訴：對客戶的書面投訴，確認投訴性質以書面形式回復客戶。
（8）投訴匯總：每月對投訴進行一次匯總，記錄在《客戶月投訴統計表》上，並根據客戶投訴情況，進行客戶回訪。
公司投訴管理制度 篇3
第一章總則
第一條為規範投訴處理的程式和流程,加強投訴處理的及時率,保證為投訴人提供優質、高效的物業服務,根據相關制度,特制定本考核辦法。
第二條廣州市物業管理有限公司所管轄物業範圍內的投訴處理工作,均適用於本考核辦法。
第三條服務中心主要負責投訴的受理、處理、回訪以及匯總統計工作。每月25日將投訴匯總報表送報督導室。
第四條督導室負責投訴的處理,並檢查投訴的處理情況和處理結果。
第二章投訴的受理與接待
第五條服務中心調度員或主管在接待投訴人來訪時,行為舉止應熱情、大方。對於未按《住戶接待語言行為規範》的要求,使用文明服務用語,扣罰當事人30元,引起投訴人投訴的,扣罰當事人50--200元。
第六條調度員未按規定記錄投訴項目,包括投訴人、投訴時間、投訴事項、聯繫方式以及接單人等,缺少記錄項目,扣罰當事人50元;導致投訴處理不及時或不準確的,扣罰當事人100-200元。
第七條調度員或主管在接聽來電時,應使用規範用語,對於投訴人提出的簡單問題,應做好詳細解答。對於未按規定用語和標準接聽電話的,扣罰當事人30元;對於解釋工作不到位,引起投訴人誤解或曲解,影響物業公司信譽的.,扣罰當事人50-100元。
第三章投訴的處理與回訪
第八條調度員在接到投訴人投訴後,無論是有效投訴還是無效投訴,均應在首報五分鐘內將相關投訴反饋至相關部門的相關人員。對於無效投訴,經證實後,調度員應對投訴人做好詳細的解釋工作。如有對某項投訴置之不理或不處理,扣罰當事人50元;引起投訴人再次投訴的,扣罰當事人100元。
第九條對於緊急投訴,調度員未在3分鐘內反饋處理和上報,扣罰當事人100元;引起嚴重後果的,應對當事人處以200元以上的罰款;對於其它投訴,調度員未在12小時內處理和反饋,扣罰當事人100元;導致投訴問題積壓,影響投訴處理的及時率,引起投訴人再次投訴的,扣罰當事人200元。
第十條調度員或主管安排人員處理投訴,應當科學、合理,並將投訴事項詳細告知投訴處理人。對於因調度不合理或者交代不清等原因,扣罰當事人50元;而導致投訴問題不能得到及時解決的,扣罰當事人100元。
第十一條投訴處理人在接到調度安排後,無論是否合理,均應予以服從,及時有效地進行投訴的處理工作。對於不服從調度安排,態度惡劣的,扣罰當事人200元。
第十二條投訴處理人應在接單後12小時內完成投訴的處理。對於未完成的,須將處理情況和進度反饋至調度中心。如與投訴人有約定處理時間且合理的,以約定時間為準,但應有書面證明。對於未在規定時間內完成或反饋,扣罰當事人50元。
第十三條投訴處理人對於在規定時間內未完成的投訴,應按照規定逐級上報,同時應對投訴人做好安撫和解釋工作。對於投訴首報24小時之內還未完成且不上報的,或對投訴人未做好安撫和解釋工作,扣罰當事人50元;引起投訴人強烈投訴的,扣罰當事人100元。
第十四條對於投訴處理,所採取的方式和方法應當合理合法,解釋工作應當到位。對於處理投訴採取不合理合法的方式,或因解釋不到位,扣罰當事人100元;引起投訴人強烈投訴的,扣罰當事人200元,扣罰部門經理100元,扣罰主管領導100元。引發嚴重後果的,作專題報告處理。
第十五條公司在全員範圍內推行投訴處理'首問責任制'。對於接到投訴的第一人,不管是否為投訴處理人,應當積極接待,並及時反饋至相關部門,跟進投訴處理情況和結果,並將其告知投訴人。對於未按規定跟進投訴,對投訴問題進行推委,未及時反饋相關人員或部門的,導致投訴處理工作沒有落實,當事人當月工資下浮100元。
第十六條投訴處理完畢後,投訴處理人應將其處理結果在完成後的12小時以內反饋至調度中心。對於未及時反饋,導致投訴匯總工作出現漏報和不及時的,當事人當月工資下浮50元。
第十七條調度中心根據反饋的信息,對於已經完成的投訴,應在一周內進行電話回訪。對於重大投訴,應安排相應的物業助理進行上門回訪,回訪應當有書面的記錄或回執。對於未在規定時間內完成電話回訪的,當事人當月工資下浮30元。重大投訴回訪未在規定時間內完成,或無書面記錄、回執的,當事人當月工資下浮50元。
第四章投訴處理的監督和檢查
第十七條服務中心於每月25日將投訴匯總報表送督導室,經發現有漏報、錯報和不報的,服務中心主任當月工資下浮200元,服務中心主管領導當月工資下浮100元;督導室必須至少2次/月對投訴的處理情況進行抽查,督導室未按規定時間進行督導,督導室主任當月工資下浮200元。
第十八條各部門負責人應對歸屬各自部門的投訴處理情況進行抽查。對於不能及時處理問題,投訴處理率未達到100%的,扣罰相關責任人300元。
第十九條以上的違規行為,連續發生兩次,當事人和部門領導加倍處罰;連續發生三次,當事人作勸其離職處理。
第五章附則
第二十條以上扣罰均從責任人當月的獎金中予以執行,直至扣完為止。
第二十一條本考核辦法由廣州市物業管理有限公司服務中心負責解釋。
第二十二條本考核辦法自下發之日起施行。
公司投訴管理制度 篇4
客戶投訴行政處罰準則
（一）凡發生客戶投訴案件，經職責歸屬判決行政處分，給予一個月的轉售時間，如果售出，則以A級售價損失的金額，依職責歸屬分攤至個人或班。未售出時以實際損失金額依職責歸屬分攤。
（二）客戶投訴實際損失金額的職責分攤計算：
由總經理室每月10日前匯總結案與製造部依發生異常原因歸屬職責，若系個人過失則全數分攤至該員，若為兩人以上的共同過失（同一部門或跨越部門）則依職責輕重分別判定職責比例，以分攤損失金額。
（三）處分標準如下表：（經判定後的個人職責負擔金額）。
（四）客戶投訴行政處分判定項目補充說明：
1.因票據錯誤或附樣等資料錯誤遭客戶投訴者。
2.因財務錯誤遭客戶投訴者。
3.未依“製作規範”予以備料、用料遭致客戶投訴者。
4.經剔除的不合格產品混入正常品繳庫遭致客戶投訴者。
5.成品交運超出應收範圍未經客戶同意遭客戶投訴者。
6.擅自減少有關生產資料者。
7.業務人員對於特殊質量要求，未反映給有關部門遭客戶投訴者。
8.訂單誤記造成錯誤者。
9.交貨延遲者。
10.裝運錯誤者。
11.交貨單誤記交運錯誤者。
12.倉儲保管不當及運輸上出問題者。
13.外觀標示不符規格者。
14.檢驗資料不符。
15.其他。
以上一經查覺屬實者，即依情節輕重予以行政處分，並以簽呈呈總經理核示後會人事單位公布。
（五）行政罰扣折算：
1.警告一次，罰扣400元以上。
2.小過一次，以每基數罰扣800元以上。
3.大過以上者，當月效益獎金全額罰扣。
（六）以上處分原則，執行時由總經理室依應受處分人及情節的輕重，確定以簽呈會各職責部門，並呈總經理核示後會人事單位公布。
客戶投訴經濟處罰準則
（一）客戶投訴罰扣的職責歸屬，製造部門以各組單元為最小單位以歸屬至發生各組單元為原則。未能明確歸屬至發生組單元者方歸屬至全科。
（二）業務部門、服務部門以歸屬至個人為原則，未能明確歸屬至個人者，才歸屬至業務部門、服務部門。
（三）客戶投訴罰扣方式：
1.客戶投訴案件罰扣依“客戶投訴罰扣判定基準”的.原則，判定有關部門或個人，予以罰扣個人效益獎金，其罰扣金額歸屬公司。
2.客戶投訴罰扣按件分別罰扣。
3.客戶投訴罰扣標準依“客戶投訴損失金額核算基準”罰扣，職責歸屬部門的營業人員，以損失金額除以該職責部門的總基點數，再乘以個人的總基點數即為罰扣金額。
4.客戶投訴罰扣最高金額以全月效率獎金50%為準，該月份超過50%以上者逐月分期罰扣。
（四）製造部門的罰扣方式：
1.歸屬至發生部門者，依“客戶投訴罰扣標準”計扣該部門應罰金額。
2.歸屬至全科營業人員，依“客戶投訴罰扣標準”每基點數罰扣計全科每人的基點數。