（九）財會主管人員應當定期或不定期地對庫存現金、銀行存款日記帳和銀行對帳單進行抽查，每月不得少於二次發現問題及時處理、並將抽查結果記入《庫存現金抽查簿》、《銀行存款抽查簿》。
四、存貨管理
（一）本制度所稱存貨．是指在生產經營過程中為耗用或銷售而儲存的各種有形資產，包括各種原材料、燃料、包裝物、生產工具、低值耗品、委託加工物資、在產品、產成品和商品等。
（二）物資採購業務一律由部門歸口辦理。生產材料、工具由材料室採購、收發、登記，辦公用品、除生產工具以外的生產、生活低值易耗品由總務採購、收發、登記。並實行分級、分權管理。 材料物資的採購、驗收、保管、核算、批准人員必須相互分開．不得由一人兼任。 材料物資採購必須貫徹“誰採購，誰負責”的原則，採購人員對採購材料物資的價格、質量、數量、交貨期及使用安全全過程負責。
材料物資採購過程中所產生的回扣必須及時上交單位財部門入帳。
（三）物資採購業務按以下流程辦理：
編制採購計畫——主任審核批准——簽訂採購契約或協定---供貨---物資驗收---貨款結算。
（四）物資儲備實行定量、定額管理，根據情況適時調整庫存結構，及時修改儲備定量、定額、達到合理儲備，有效利用資金。
（五）按計畫採購：各部門應根據生產計畫和消耗定額確定物資需用量，編制計畫上報，採購計畫經財會、技術等有關部門審核後報主主任批准。
（六）選定供應商。應建立選定供應商的集體決策機制或招標制度，堅持比質比價採購原則。對屬於路局規定的招標採購範圍和達到批量標準的物資，必須實行招標採購。對不具備招標採購條件的物資採購，應組成有關生產、技術、物資、財會等部門人員參與的決策集體，對供應商的選擇進行決策。對專用物資，必須到鐵道部規定的定點生產廠家採購，不得採購、使用非定點廠產品。
（七）簽訂採購契約或協定應由主任、財會及其他部門會同簽訂。會簽部門應檢查契約是否嚴格按照《契約法》和路局有關契約管理的規定，明確雙方的權力和義務；是否有授權批准人簽字所購物資品種、數量、規格、金額是否與訂購單相符；是否符合路局規定的採購許可權；供貨單位資質是否符合規定。
（八）供貨：物資採購人員應督促供應商按照契約或協定要求及時供貨。
（九）驗收：採購物資到達後，採購部門應及時通知驗收員或有關人員對所購物資進行驗收。一切物資未經驗收合格不得入庫，不得進帳，不得使用。驗收人員應嚴格按照規定標準和程式對物資的數量和質量進行驗收和檢測，並對檢驗結果承擔責任。驗收完畢，驗收入員應根據檢驗結果出具驗收記錄，驗收人員、交料人在驗收記錄上籤章。管庫員接收材料物資，應根據驗收記錄和實際收到數量填寫收料單，收料人、交料人。
（十）貨款結算。購貨發票或帳單到達後，採購部門應審核簽字。並交財會部門辦理付款。會計人員辦理付款前、必須審核以下內容：