1 目的：為了減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，加強會議決議執行力度，特制定本制度。
2 適用範圍：全體員工
3 內容：
一、會議分類及組織
第一條 全公司會議歸納為三類：
1. 公司級會議（總經理辦公周/月會、全公司年終總結及年度經營計畫會）。
總經理辦公周/月會由總經理助理提出經總經理批准，由總經辦負責組織召開；全公司年終總結及年度經營計畫會經總經理批准，由人事行政部負責組織召開。
2. 專業會議：系全公司性的技術、業務綜合會(如行銷分析會、技術項目申報會、契約評審會、生產調度會、生產安全會等)，由分管副總/總監批准，主管業務經理負責組織。
3. 部門工作會：各部門/項目部召開的工作會(如部門/項目部每周辦公例會等)由各部門會/項目部決定召開並負責組織。
第二條 政府部門在我公司召開的會議(如現場會、報告會、審核會等)或公司際業務會(如聯營洽談會，客戶座談會等)一律由人事行政部受理安排，有關業務對口部門協作做好會務工作。
二、會議的準備
第三條 會前準備：
1. 所有會議主持人和召集部門與會人員都應分別做好有關會前準備工作。(包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱，發言要點、工作計畫草案、決議決定草案、落實會場、備好坐位、茶水、必要時準備獎品/紀念品、通知與會人員等)。
2.會議記要編寫人員規定：1）總經理辦公周/月會會議記要編寫由人事行政部經理負責，2）總經辦特別會議記要由總經理助理負責編寫，3）各部門會議記要由各部門自己編寫。
三、會議安排及議題
第四條 為避免會議過多或重複，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開，特殊情況如有變動要提前報人事行政部審批備案。目前公司主要例行會議安排如下：
1. 年度總結及經營計畫會議（每年春節前10天左右召開），分部門經理級別的經營計畫會議和全體員工大會兩部分進行召開：
1）部門經理級別及以上人員參加經營計畫會議。
會議議題：
（1）匯報各部門上年度的工作總結（工作中取得的成績、工作中存在的問題、得到的經驗教訓、團隊建設情況、費用狀況、制度執行、員工動態等）(具體內容見附屬檔案：部門年度總結報告表)
（2）討論下年度的經營計畫（具體內容見附屬檔案：年度經營計畫匯總表）
2）全體員工參加公司年度總結大會。
會議議題：
（1） 總經理總結公司上年度各項工作情況，總結工作經驗和教訓，簡單展望公司下年度的經營計畫。
（2） 表彰先進、優秀員工，獎勵對公司有特殊貢獻的員工。
（3） 簡短的文藝表演或有獎遊戲等。
（4） 年終抽獎。
（5） 組織全體員工吃團年飯。
（6） 其他活動安排。
2. 總經理月辦公會（每月最後一周周五，時間16:00－18:00，如有時間變動，由人事行政部提前一天通知），經理級別及以上或需要參加人員參加，開會前一天提交工作總結和計畫給總經理助理,再轉交給總經理，未及時提交的做相應的處罰，並納入績效考核。
會議議題：公司經營策略的局部調整，各部門上月的工作總結與下月的工作計畫，需要其他部門協助解決的問題，對公司或其他部門的建議，表決或修訂製度，項目進度款項支付情況，通報好人好事、公司或個人獲得的榮譽。