第一章 總則
檔案工作是團委學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，以提高工作效率和工作質量，特制定此項制度。
第二章日常檔案工作具體管理辦法
第一條 團委學生會檔案是學生會的組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、複製。
第二條 團委學生會檔案由秘書部統一分類管理，各部門檔案由各部門部長整理，主席團監督管理，每月各部門將進行一次檔案清理（包括部門會議記錄，相應部門材料等），將有關資料交於秘書部歸檔備案。
第三條 團委學生會檔案包括人事檔案、工作檔案、活動檔案及財務檔案等。
第四條 各部門策劃籌備的各項活動的所有資料（包括圖像資料），活動後必須交秘書部存檔，以備查找。
第五條 檔案形式要求：對於各部門檔案，可有文本或電子兩種版本。對於磁碟、磁帶、cd、vcd等介質待總結完後一併上繳。
第六條 部長例會會議記錄表及會議相關資料由秘書部負責記錄及存檔。
第三章 檔案內容要求:
第一條 人事檔案制度
（一）檔案範圍
個人履歷簡介、日常工作評定、部門基本資料、部門日常工作記錄以及其它有關材料，都作為先進評
選、獎勵、試用期調整和屆中調整的依據。由秘書部負責考察記錄。
（二）檔案建立
（1）藝術系分團委學生聯合會成員的人事檔案由秘書部在成員正式加入時為其建立，其中的個人履歷的等基礎資料個人填寫後各部門統一上交秘書部存檔。
（2）分團委學生會成員日常表現由紀檢人員根據成員日常工作表現隨時填寫，並和優秀評選的評定掛鈎。
（3）分團委學生會成員工作評定由相應的人員在屆滿時填寫（幹事由部長填寫，部長由主席團填寫，主席團由團委指導老師填寫）。
（4）部門檔案是秘書部對各部門日常工作的考核紀錄，作為部門考核等先進評選、獎勵、試用期調整和屆中調整的主要依據。
第二條 工作檔案制度
（一） 檔案範圍
包括團委學生會工作目錄、各部檢查結果及通報、各種通知、通報、決定、計畫、總結、建議意見、結構設定、會議記錄、提案、上級或外單位來文、各種出版物及印成品、照片及底片、日常考核、獎懲情況等。由團委秘書部整理保管。
（二） 檔案建立
（1）團委學生會各部門每學期工作伊始都應向團委學生會主席團呈交一份詳細的工作計畫，作出本部門在未來一學期內的各項工作構想，每一學期末後交一份工作總結由辦公室存檔。
（2）各部門會議記錄與提案表
各部門應詳實的紀錄部門例會開展情況，各部門應在每個月末將部門例會會議記錄表交至秘書部並領取下月例會會議記錄表。
（3）部長例會會議記錄
團委學生會全體例會及部長例會由秘書部做好會議記錄及存檔。
（4）團委學生會各部門建立工作日誌。
工作日誌作為部門工作檔案保存，各部門將其各項工作指示、活動通知、會議檔案、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，秘書部以及紀檢部定期檢查並將重大事項列入團委學生會工作目錄。
第三條 活動檔案制度
（一） 檔案範圍