（二） 檔案的建立
（1）團委學生會各部門在舉辦大型活動前，做出可行性報告並及時上交，活動後7天之內，需作出詳細的書面總結和財務報告連同通知、節目單、比賽結果、等一併上交，由秘書部存檔。
（2）舉辦大型活動時，宣傳部要注意保存各種文字圖像資料，要及時採集活動圖片，並及時將照片、宣傳稿件存檔和上傳。
（3）外聯部需將各個活動的策劃書及時交一份至秘書部存檔。
（4）在舉辦大型活動後，由秘書部將活動中受到表彰的同學的表彰記錄存檔。
第四條 財務檔案制度
（一）檔案範圍
學生會財務帳目、預算申請、發票、學生會集體獲得的獎品、紀念品，學生會的報刊、雜誌、家具、文具、展板、條幅、裝飾品等。
（二）檔案建立
（1）各部門舉辦活動前，根據活動計畫書，本著節約務實、具體詳盡的原則編制預算申請，然後交由主席團審核通過，再上報分管老師審核簽字。
（2）發票填寫所購物品、時間要符合實際。背面註明經手人、所購具體物品及用途。做到詳實具體，以便登記入賬。最後主辦部門將預算申請和發票一併交團委生活部報銷、存檔。
（3）團委秘書部專門設立財務賬目本，每月應作賬目整理，並向主席團匯報批示，接受主席團監督。
（4）團委辦公室為學生會每一件辦公物品都建立檔案，詳細記錄其管理、使用情況。
第四章 檔案借閱辦法
第一條 查閱要求
（一） 團委學生會各部門可以根據工作所需向團委秘書部借閱有關檔案，但不得將有關檔案作非工作之用。
（二） 團委各部門借閱檔案後，應保持檔案的完整、清潔，不得在檔案上亂塗亂寫，並且應該及時歸還，
若有遺失應做出書面檢討，秘書部會做出相應的警告、批評，並在優秀評比中扣去其相應的得分。
（三）查閱前請對照秘書部檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
（四）認真填寫索檔單，並由部長以上籤名。
（五）團委學生會各部門在指定時間辦理查檔手續，並同時告知辦公室歸還日期。
（六）檔案閱畢後請及時歸還，過期不還團委辦公室有權進行查詢並作相應處理。
第二條 借閱手續
（一）借閱檔案必須有證明，各部門副部長、幹事、借閱資料要徵得部長同意，並由部長以書面形式告知 辦公室，由秘書部同意後方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行登記，登記時應註明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。
（二）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。
（三）借閱時間不得超過一周（管理檔案者同意除外），延期歸還由秘書部處給予口頭警告、批評。
（四）複製檔案必須徵得團委秘書部的同意。
（五）外單位借閱團委學生會工作檔案的，需向團委秘書部提出書面申請，並經管理檔案者簽字同意後方可。
（六）團委秘書部的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、記錄人員），外借期限為一周。
武漢生物工程學院藝術系
藝術系分團委
藝術系學生聯合會