一、銷售事務處理制度(i)
□ 交貨、檢查、配送
(一)對於已接受訂單的工程,工務科就在做好相關的生產日報,使工程的進行程式得以明確,並就感動適當的機會,通知給發出訂單的客戶知道。
(二)當生產接近完成時,應與工務科協定,選擇指定交貨日前的適當時日,通知交貨對象。如交貨有遲延的顧慮時,也應事先通知對方,求得其諒解。
(三)在進行產品的檢查時,應將結果做成測試成績表等等的有關資料。
(四)產品的傳送是依據出貨傳票來進行的,另外,每次傳送貨品時,應將其要項記入傳送登記簿中。
□ 銷售額的計算及收款
(一)在繳交產品時,應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售帳中。
(二)如已經從客戶處先收取訂金或預付金時,應將此內容也記入銷售帳中。
(三)財會部門於每月的25日,依據銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項明細表(包括前月餘額、本月銷售額、應收帳款),送交營業經理。
(四)營業經理得命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金,經過調整後,再決定營業部的收款預定額,然後呈報常務董事簽核。
(五)常務董事應先查閱營業部所呈的收款預定表,如有必要徵求經管經理的意見,則由營業經理作說明後,裁定收款的預定計畫。
(六)收款業務原則上是由營業部門負責,但有時也可委託經管(財會)部門的人員去進行。
(七)有關款項的催收是由銷售科負責督促,銷售科必須把相關資料記入收款預定表中,通知給各有關人員。
(八)財務科應將每月收款收據副本製作成表,在各冊、各頁上打上編號。並要求有關人員於每日業務終了時,交回這些單據證明。收據上蓋有公司印章者,會計科應加以保管,並加蓋部門印章。
(九)款項進來時,負責收款或處理款項人中應製作收帳傳票,並連同現金、收據副本,提交給財務科。
(十)根據上述的應收帳款傳票,將收得的款項記入銷售帳目中。記入內容除包括金額外,須再記入負責人員的名字。
□ 書信的製作及資料整理
(一)營業書信資料通常包括下列六項:
1.書信、電報(發文、訂單)。
2.估價單、訂購單、請講單、規格明細單。
3.交貨單。
4.請款單。
5.收據。
6.備忘錄。
(二)交易上的發文資料,原則上都須複印並製成副本保存。另外,發文資料上應蓋契印或負責人的印章。
(三)所有的書信資料,都應編列收受號碼,並記入受信簿中,蓋上收受日期印章。
(四)處理中的檔案,應依照下列方式加以分類、歸檔。
1.估價檔案資料——將交易客戶與自己公司方面的估價資料,依照發生的順序,歸類或存檔。
2.訂購資料——依照順序將契約書、請款單歸檔。
3.存檔資料。
(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理:
1.市場資料。
2.成本計算。
3.同業的目錄。
4.交易資料。
□ 報告及會議
(一)營業部必須將每日的活動及業務處理狀況記入日報表,經由科長、經理,向總經理提出。
(二)銷售科應根據每月及上個月的訂單量、轉撥餘額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產額、未收款項餘額、各項接受訂貨的產品內容等等製作成月報表,並經由經理審編後呈報告給總經理。
(三)每月或每月月初的營業部與工廠方面,應召集經理,廠長、科長及其他負責人員,舉行生產、銷售聯合會議。
二、銷售事務處理制度(ii)