萬能鑰匙的製作由電腦房經理負責；登錄萬能鑰匙製作許可權的密碼由電腦房經理和安保部經理共同封裝在信封內保存於前台固定的保險箱內，保險箱的鑰匙由安保部負責保管。
製作萬能鑰匙時，由安保部驗明，房務總監簽字確認的《電腦房服務申請單》後與電腦房經理、當班大堂經理一起打開專用保險箱。取出登錄密碼，由安保部員工負責登錄系統，由電腦房員工製作萬能鑰匙。製作鑰匙時上述三人必須同時在場。
鑰匙製作完畢後，安保部必須在保險箱使用記錄填寫相應記錄，並有電腦房員工作為見證人簽字，安保部和前廳部必須將相關事件發生的詳細時間和經過分別記錄在各自的值班記錄中。
5、客用鑰匙的製作和發放
住客磁卡鑰匙根據經營的需要，有前台和行政樓接待處負責製作和發放，由前台經理負責，前廳部經理負連帶管理責任；
參觀用房的鑰匙，根據需要每日由前台製作，放於前台備用，中班下班前撤銷；
原則上，住店客人每登記一位，發放一把該登記房間的磁卡鑰匙；
會議會務組如有需要，經該會議負責人簽字認可，可以每個會務組用房增發一把磁卡鑰匙；
其他如有特殊需要，需徵得營運總監的書面同意，方可以增發住客房間的磁卡鑰匙。
6、萬能鑰匙的管理：
所有萬能鑰匙均不可以帶出酒店區域範圍，如有違反，將給予酒店口頭警告處分；
被允許可持有和使用萬能鑰匙部門的負責人同時負有保管各自管轄區內萬能鑰匙的責任；
客房部每日鑰匙發放和交還要有詳細記錄，使用人領用和交還需要簽字，經理或指定主管，下班前必須核對鑰匙的回收情況；
大堂經理每班次交接記錄需要特別說明萬能鑰匙的交接情況；
其他臨時使用萬能鑰匙，領用和歸還必須做好詳細記錄，包括：
a. 用匙的日期和時間
b. 用匙的目的
c. 用匙的員工姓名
d. 發放鑰匙的員工（或證人）的姓名
e. 萬能鑰匙交還的時間
f. 用匙人和證人的簽名
每個班次的負責人都要審核一次萬能鑰匙交接的記錄和鑰匙的保管情況，以防止任何沒有事先安排的萬能鑰匙借出。
在任何情況下都不允許任何員工把萬能鑰匙帶出酒店經營範圍。
任何級別的萬能鑰匙一旦損壞或者無法使用時必須銷毀，銷毀時，必須是持有人、房務總監或者安保部經理同時在場。
任何員工在任何情況下不得將自己持有和使用的萬能鑰匙借給其他人，如果在當班結束後沒有交還萬能鑰匙，將受到嚴重警告的紀律處罰。
如果萬能鑰匙遺失的應立即報告自己所在部門負責人，並通報酒店保全部。
酒店將根據過失責任的輕重，最高予以嚴重警告的紀律處罰，並處以彌補這一損失所發生的支出費用的十倍的罰款，所在部門主管給予警告處分，並需要專題書面報告總經理室事情的經過和處理決定，送行政人事部備案。
前台員工給住客製作客房鑰匙的原則數量為每登記一位住客，發放一把鑰匙，如住客需要更多鑰匙可以補充登記其他客人，或者發放取電牌，供其使用方便。
7、編碼器密碼管理
電腦房經理負責生成和保管系統密碼；
每次生成新密碼後，要將密碼封存在信封袋裡，信封封面寫有“編碼器密碼，生成日期： 年 月 日”字樣；