投資項目檔案管理規定製度

　第七條  境外投資項目檔案包括的必要檔案是： (一)  給外匯管理局及經發局的申請報告； (二)  可行性研究報告； (三)  海外公司契約、章程； (四)  投資方的政府批文、營業執照及法定代表人證明書； (五)  投資方資信證明、創匯證明、資產負債表及歷年經營業績； (六)  外派管理局關於項目投資風險及外匯來源的書面審查材料； (七)  政府主管部門徵詢我駐外使領館意見的函； (八)  政府主管部門同意成立海外公司的批文； (九)  海外公司在投資國的註冊登記證明； (十)  項目實際投資金額證明材料； 　　第八條  項目檔案的收集和保管 (一)  投資發展部設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發展部，投資發展部建檔後將檔案原件移交總經理辦公室，並保留二套完整複印件； (二)  各項目負責人將項目檔案交給建檔員時，建檔員應及時登記檔案交付日期、名稱、原件或復件、交付人，並由檔案交付人簽字認可； (三)  檔案登記後由投資發展部經理或執委會主任簽字，按性質進行編號、歸檔； (四)  項目檔案保管期(原件和複印件)一般為永久保存。 　　第九條  項目檔案的查閱 (一)  總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發展部辦理相應的查閱或借用手續； (二)  集團內各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領導的批准證明。經執委會主任或投資發展部經理同意後，方能由建檔員接待查閱；    (三)  外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經執委會主任同意後，方能由建檔員接待查閱，並由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由； (四)  項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或複製時，必須經執委主任批准，由建檔員詳細登記，借用人簽名後才可外借，並限期歸還； (五)  查閱人違反借閱規定時，建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。      第十條  所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使檔案丟失或損毀，應追究其責任。 第十一條  由於建檔員的變動或機構的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。