3.15題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。(由辦公室負責歸檔並保存)
4.檔案管理的基本程式包括檔案的收集、整理、鑑定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計畫地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種檔案資料，均應在十日內整理並保存，需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內辦理交接手續。
5.1.2 對於在外地施工部門的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設立兼職歸檔員，兼職歸檔員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂後，交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字後各執一份。
5.2.3 歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附屬檔案必須立在一起
5.2.4 立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，註明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用原子筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.2.6 立卷應以各部室形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案的歷史聯繫，適當照顧檔案的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應以部室為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯繫的檔案組合在一起。
5.2.8 立卷應把上級檔案與公司檔案(除請示、批覆外)按保管期限和檔案年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔後，發現需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
5.2.10 檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
5.2.11 各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，並保持其完好無損。
5.2.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經公司總經理批准後方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要檔案和有密級的檔案，經公司總經理批准後方可借閱。
6.3 檔案借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、複製、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標註證，不得轉借。
6.4 對珍貴或易損的檔案，應製成複製品提供使用。複製可採用複印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示複製不會有誤。
6.5 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。