1、制定採購計畫
（1）由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制採購計畫和預算報財務部審核；
（2）計畫外採購或臨時增加的項目，並制定計畫或報告財務部審核；
（3）採購計畫一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批採購計畫：
（1）財務部將各部門的採購計畫和報告匯總，並進行審核；
（2）財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做採購物資的預算；
（3）將匯總的採購計畫和預算報總經理審批；
（4）經批准的採購計畫交財務總監監督實施，對計畫外未經批准的採購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資採購：
（1）採購員根據核准的採購計畫，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行採購，以保證及時供應。
（2）大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計畫可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協定，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單採購部，採購人員要按計畫或下單進行採購，以保證供應。
（4）計畫外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批准後可進行採購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
（1）無論是直撥還是入庫的採購物資都必須經倉管員驗收；
（2）倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完後要在發票上籤名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。