活動是青年志願者行動的重要載體，為使活動有明確的活動宗旨和完善的活動方案(含預算方案)，加強志願者服務的管理，使志願者服務制度化、規範化，根據教育部頒發的《普通高校學生管理規定》和《海南師範大學學生管理規定》中學生活動的要求，特制定本制度。
第一章 活動舉辦條件
第一條、活動 須本著服務同學和社會的目的，活動主題鮮明、突出，內容積極健康向上;要顧及實行可行、操作性強;擁護黨的方針戰略政策，堅持四項基本原則，符合國家憲法和法律的相關規定，遵守學校相關規章制度。
第二條、活動必須經過青年志願者協會指導單位的審查，如同意舉辦，方可執行，並有指導單位的指導和監督。
第三條、活動必須有明確的負責人，負責人對活動的內容、安全等負全責。
第四條、活動必須有完整的審批手續。
第二章 活動申報和審批
第五條、活動內容審批部門
協會日常活動，由理事處審批;大型活動、主題活動、跨學院、跨校區舉辦的活動和全校性活動，由理事處給出意見，然後交校團委審批;跨校活動有上級主管部門和學校有關部門審批;此外，對於明顯帶有商業性質的，如擺賣、促銷等活動，一般不予準批，如有特殊情況，須報校團委審批。
第六條、活動申報
活動申請部門(人)須以書面形式向審批部門提出申請，須寫好詳細的活動策書和申請書，交於活動部長，並給予提出修改完善意見和審批意見，然後交理事處和有關部門審批，詳細的活動策劃書應包括：活動名稱、時間、地點、目的、涉及參與者範圍、活動的具體流程、期望效果、可行性分析、應急預案(含注意事項)、詳細的經費預算等。
第七條、活動策劃書和申請須在預期舉辦前提交申請，日常活動提前十天，大型活動、主題活動提前一個月，對於有新的活動構想，可在活動正式舉辦前以口頭形式提出申請，如可行，再補進活動策劃書內;活動如須其他部門或組織協助，可事先與其他部門或組織協商，並寫進活動申請書內。
第八條、日常活動、主題大型活動可在協會例會上討論，須上級審批的再交由上級審批。一般，不可越級匯報和申請。
第九條、活動設備使用
一般，如須使用學校資源，應在申請中註明，並報相關部門審批，活動主辦方有責任確保公共資源設備正常使用和安全，對非正常使用導致公共資源設備損毀的，按有關規定賠償。
第十條、活動場地申請
如要利用課室的活動，須想教務處提出申請，注意提前申請，由教務處審批;如要使用生活場所，須向有關部門提出申請，有關部門給予審批和安排;對於大型集體戶外活動和外出活動(附則有相關制度)須向保衛處審批或登記備案。
第十一條、各項活動通過審批後，責任部門(人)須做好前期籌備工作、人員安排等，對各學院申報的活動，活動部要給予指導和監督。
第三章 附則
第十二條、外出活動申請制度
1、 外出活動須按照正常的活動申請制度申請。
2、 舉辦活動前需有完整細緻的安全預案，以備應急。活動策劃書和申請書中須寫明安全預案的詳細內容，並確定安全責任人，如策劃書和申請書中安全預案不完備或存在明顯安全隱患，審批部門將不予準批。