7．接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、遊覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。
（三）會議接待方案的結構和寫法
1．標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。
2．主送機關。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。如以請示的附屬檔案上報，則不必寫主送機關。
3．正文。逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般採用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規格、內容、日程、責任和經費；直接上報請求批准的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。
4．落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。
5．成文時間。寫明提交的具體日期。
會議籌備方案包括：
①確定會議名稱。②確定議題。③確定與會人員。④確定時間地點。⑤確定會議通知內容。⑥會議通知跟進落實程式與要求。⑦會場布置要求。⑧會議檔案資料種類、內容、要求。⑨會議設備和用品種類、要求。⑩會議後勤安排。會議記錄安排。會場服務安排。會議預算安排。議定事項催辦及反饋的程式、要求、責任人。其他注意事項。