2.實踐部準備6張凳子，以便搶凳子遊戲的進行。
3.宣傳部負責製作收集祝福標籤紙用的紙盒。
4.由晚會主要負責人準備好獎品及獎狀。
5.實踐部負責“傾聽心靈的心聲”環節蠟燭的擺放。
6.提前進行海報、通知、請柬以及報名表的製作。
7. 所需的教室需要理事會提前進行申請。
8.注意晚會期間的紀律與秩序維持問題。
9. 所需申請的裝飾物品需要辦公室在實施前進行具體列出。
10. 注意簽到階段中報名表的收集、統計與整理，以及大會完畢後理事會需要對簽到表進行統一存放，作為日後的考核之一。
11. 在整個換屆大會活動的過程中，各部門的部長需要維持一下本部門的秩序。
十三.經費預算
1.簽到表、節目單等列印費：5元
2.飲用水10瓶：10元
3.寬膠帶、氣球、請柬、便簽紙、托盤：30元
5. 海報2張：5元
6. 音響租借：100元
7. 橫幅：140元
8. 零食：150元
9. 蘋果：180元
10. 獎狀6張：12元
11. 獎品+小禮物：100元
12. 其他：68元
初步合計：800元