必須在制原則選拔結束後開始準備，並以教案或者ppt(只限於中學)的形式做好教學準備。我們大概在出發前一個星期進行審核，所以提醒大家儘早準備好，以便於教學的有效開展。
5、資金籌備
因為我們團隊需要做服裝、工作牌、教學器材、旗幟、條幅、網站等(詳情見《財務預算》)，所以我們需要一筆龐大的公共資金，這筆資金的來源主要來自三個方面：志願者募捐(不做硬性要求)，志願者組織募捐(也不做硬性要求)和拉贊助，拉贊助主要由內蒙古大學武菊菊以及貴陽的幾位志願者一起負責，但其他志願者能想想辦法的話更好。企業所需要的鄉政府或學校相關材料或證明希望得到鄉政府和學校協助，可以通過傳真的方式傳送。目前已經有一位愛心人士在資金上給了我們幫助，所以這一點壓力也不是很大。
6、網站發布更新維護及活動宣傳
(1)網站現在已經製作完成，稍微修改之後於6月10號之前發布，之後的更新和維護由宣傳部和曉俊陶共同負責，網站用於團隊及這次支教活動的宣傳，用於發布團隊的各種動態和新聞，以及刊登相關公益組織以及化作鄉的一些活動。維護和宣傳費用由團隊報銷。
(2)具體操作流程為，宣傳部提供相關材料，如新聞稿、團隊內材料等，通過郵件傳送給團隊負責人，負責人審核通過後發給曉俊陶，曉俊陶進行排版編排後發布到網站。其他人的材料直接發給團隊負責人，由負責人發給曉俊陶。
(3)宣傳部負責團隊文化建設，包括團隊文化的構建和貫徹，前者包括擬定團隊活動宗旨、目的、管理章程等，後者主要是通過有效途徑使之內化為每個志願者的行為規範，比如通過組織學習，簽署協定等方式。
7、團隊管理(詳情參見附屬檔案《組織結構》)
(1)為了便於開展工作，在管理層次與跨度適當原則、有效控制原則、責權統一原則和經濟原則指導下，特別設立“團隊協作、隊長負責”制度。其中設立一個隊長，策劃、執行、募捐、外聯和宣傳五大部，分管目前幾塊大的工作，另設網站製作、團隊文化建設、法律顧問、財務，以及各地負責人。各部門職責如下：
隊長：負責提交工作報告，草擬會內文稿、工作計畫，管理文檔、會員檔案，組織例會，協調各部工作及日常財務管理等工作，與政府、校方以及贊助企業進行聯絡，簽署各類重要協定。
活動策劃：負責整個活動的整體規劃，領導每一個子活動的規劃和策劃。
活動執行：負責組織安排各項活動。
募捐部：負責組織各地誌願者開展募捐活動，為我們的支教活動募集到更多資金和物資。
外聯部：負責對外爭取贊助，負責加強各地誌願者的溝通，傳遞各地誌願者的相關信息，與媒體聯繫。
宣傳部：網站製作與維護，微博管理，新聞采寫，宣傳我們的團隊文化和活動。
財務：列出團隊財務預算，個人支教開支預算，支教生活用品清單，以及財務出納、會計
各地負責人：加強與總部聯繫，負責組織開展本地各項活動。(註：各地負責人有充分自主性，提議得到大家認同後，可以單獨策劃並獨立開展活動)
(2)為了加強各部門各地誌願者協調工作，我們採取志願者大會制度，每周六晚十點各部門志願者在qq群里匯報本周工作情況，並提出下周工作方案，討論得出一致意見後由總負責人批准安排開展活動。周日各地誌願者召開總結會議，統一安排下一步工作。各地或者各部門志願者提出方案，經負責人審核通過後，寫出策劃書，並組織開展活動