良好的國際會議組織工作表現在會議代表到達後,能很快地得到有關會議的檔案、論文、報告與會議日程安排的時間表。對於在會議上安排發言的代表,應事先有明確的通知。
會議的主會場應掛會議的標記,如會徽或其他文字標記,有些在中國舉行的國際會議,主辦者在張掛會議橫額時,只有中文文字,卻沒有英文或其他有關國家的文字,這是對與會外國來賓的失禮。
在國際會議上,除會場懸掛與會國國旗外,各國政府代表團團長也按會議組織有關規定,在一些場所或車輛上懸掛本國國旗,但國際學術會議無掛國旗的要求。
國際學術會議等大規模會議的開幕典禮和閉幕典禮,往往具有十分重大的國際意義。雖然依國情而會有所差異,但大體上、主辦國的政府官員、王室貴族、主辦地的首長、市長等知名人士都會以來賓身份到場,而會議主辦機構的會長、名譽會長、前任會長、下任會長及其他要員等也都會到場,這時候會場應設主席台。主席台的座位排列應是,主要貴賓坐在居中位置,以下人員按照地位或職務高低順序左右交叉依次排列。主席台一般應擺放用英文書寫的名簽,到會要人按名簽標示就位。但是,按照國際慣例,在平時舉行的國際學術會議上,無論是全體
會議還是小組會議,主席台上通常只有會議主持人及報告人和評論人就座。
大型國際學術會議沒有嚴格的會議紀律,又由於會議期間往往有很多個分會場同時舉行報告和討論,與會者有自由選擇會場的權利,但與會者只要進入會場,就應在聽報告時,對報告人和會議主持人表示尊重,過分的交頭接耳、打瞌睡、看其他東西、甚至大聲喧譁,都是不禮貌的。報告完了,應報以熱烈掌聲,這實際上對報告人的一種回報。
參加小型國際學術會議或雙邊學術會議,由於與會者人數通常不多,且與會者之間多數都相互認識或留有印象,所以與會者應按時到會場,不要漫不經心的樣子,經常在會場進進出出,是失禮的。
國際會議常在會議休息期間,在會場外的休息廳內設有一排桌子,擺放茶具和飲料、點心等食品,供與會者自由取用,同時有接待人員在場服務。這時,與會者可大大方方地選用。一手托著茶盤,一手拿著點心,大家站著,邊吃邊聊,在這種場合是很正常的。
有時候,根據會議的需要而舉行圓桌會議。相傳在五世紀的時候,英國國王阿瑟和他帶領的騎士在舉行會議時,不分上下席位,圍著圓桌就座,這樣就形成了圓桌會議的稱呼。由於圓桌會議不分上下尊卑,可以避免席次的爭議,所以含有與會者一律平等和協定的意思。現在圓桌會議也是一種常見的國際會議形式。