如果客人要找的領導或其他人員不在，應妥善予以處理。若自己知道領導及有關人員在較短的時間內能夠回來，可請客人坐下來等候，並送上茶水、飲料和報刊。客人等的時間較長時，應不斷給客人倒開水，以免客人有被遺忘、被冷落的感覺。如果自己手頭沒有什麼要緊的工作，也不防陪客人談話。當客人表示沒有時間等候時，可以問明客人來訪的大致內容，待相關人員回來後轉告。
（二）迎送禮儀規範
1．迎送的準備
迎接來訪的代表團，應事先了解對方的來訪目的與要求，要確定來訪人員的姓名、性別、年齡、身份、人數、職務、級別等，並以此確定迎送規格，安排相應的接待人員和食宿環境。一般來說，對上級主要領導的到來，要通知縣委主要領導親自出面迎送和陪同；兄弟單位負責同志的到來，可通知辦公室主要領導或副職出面接待。食宿應根據其級別作相應的安排，規格既不宜過高，也不要過低。
為了提前安排食宿和交通工具，應準確地了解掌握客人所乘交通工具的抵、離時間。
2．迎送中的具體事項
去機場、車站接送的人員，其職務可比對方低一級，同級領導可在賓館迎候。迎接人員應在客人抵達之前到達機場、車站，如果客人是首次前來，互不認識，接待人員可事先製作特定的標誌，如小旗或牌子等，讓客人容易看到，以便主動前來接洽。
在客人到達後，迎接的領導應上前握手，致以問候。相互介紹時，主人應將前來歡迎的人一一介紹給客人。安排接待人員時，應考慮周到，以相對固定為好，切忌隨意更換。
接待人員應及時將客人食宿安排等發到每個人手中，或通過對方的聯絡秘書轉達，以便讓客人心中有數。迎接身份高的客人，要事先在迎送地點安排貴賓休息室，客人抵達後，應稍作休息，再開展其他活動。
客人離開時，主人可到住地或機場、車站等送行。直接去機場、車站送行時，應在客人登機（車、船）之前抵達，而且要留出足夠時間保證客人辦理有關手續。
3．回贈禮品
對重要客人，確實需要贈送禮品的，要請示有關領導，提前安排好。