行文規則的含義
行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利於公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關係，即各級機關之間公文的授受關係，它是根據機關的組織系統、領導關係和職權範圍來確定的。
機關之間的工作關係是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利範圍等因素決定的。它對行文關係有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關係有如下幾種類型：
第一類，處於同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關係。第二類，處於同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關係。第三類，處於同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關係。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關係。如軍事機關與各級地方人民政府之間。
根據公文授受機關的工作關係不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在於以上第一類和第二類工作關係類型中，上行文是指下級機關向上級機關傳送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級傳送的公文，如批覆、指示等。平行文存在於以上第三類和第四類關係類型中，同級機關和不相隸屬機關相互傳送公文都是平行文，如函等。
行文的基本規則
正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則:
一、按機關隸屬關係和職責範圍行文的規則
這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關係行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答覆。除了這一層關係外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關係，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關係，但在業務上的確存在指導與被指導的關係，也就形成了直接的上下行文關係。二是按機關的職責範圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責範圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果幹涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、徵詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務的性質。
二、授權行文的規則
這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關係和職責範圍又不具備布置工作提出要求的行文許可權時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意並授權後，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批後的文稿，在行文時，才能在文首或文中註明“經**政府同意”的字樣。這裡特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標註“經***同意”的字樣。