會議通過的重要公文，如決議，以及條例、規定等法規性文體，成文日期不在文後，而是加括弧標註於標題下方居中位置。
6.印章
除會議紀要和以電報形式發出的以外，公文均應加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋公章。聯合下發的公文，聯合發文機關都要加蓋公章。
當公文排版後最後一頁所余空缺處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。
加蓋公章的要求見本書後附《國家行政機關公文格式》。
7.附註(印發傳達範圍)
公文如有附註（黨的公文此項稱為“印發傳達範圍”），加括弧標註於成文日期下一行，居左空兩字用3號仿宋字型標註。無需特別說明者，可以省略此項。
（三）版記部分
1.主題詞
國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文應當標註主題詞。上行文應當按照上級機關的要求標註主題詞。”1997年12月國務院辦公廳秘書局印發了重新修訂的《國務院公文主題詞表》，自1998年12月1日起執行。
《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“按上級機關的要求和《公文主題詞表》標註，位於抄送機關上方。”
公文主題詞是為適應辦公自動化的需要，在實踐中總結出來的能表達公文基本內容的規範化的單詞和詞組。現在，所有的公文都要標註主題詞，上報的公文要求更嚴格，要按上級機關的要求和公文主題詞表標註。
一篇公文的主題詞要能反映公文的主要內容和文種，一份檔案的標引，除種別詞外不超過5個主題詞。“主題詞”三字用3號黑體字居左頂格標識，後標全形冒號；似義詞用3號小標宋體字，似義詞之間空一字。
2.抄送機關
抄送機關指主送機關之外的其他需要閱知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標註於主題詞下方，印製版記（印發機關和時間、份數）上方。左空一字用3號仿宋字型標識“抄送”二字，後標全形冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。
3.印發機關和印發時間(印製版記)
印發機關和印發時間位於公文末頁下端，用3號仿宋字型，印發機關左空一字，印發時間右空一字。
印發機關，一般是發文機關的辦公機構。印發時間，是實際付印的日期，與公文的成文時間意義不同。
版記的各項之間，均加一條反線，寬度同版心。
除以上格式外，行政公文和黨的公文還都規定了公文的用紙規格：一般採用長297毫米、寬210毫米的國際標準a4型。