概括主要內容是擬定公文標題的關鍵，也是標題寫作中技術性最強的一環。以下三種情況要盡力防止：
不明確。標題中對主要內容的表述含混不清，令人不知所云。例如《關於儘快修復三號公路的請示》這一標題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級儘快修復三號公路；二是要求上級批准本單位修復三號公路的計畫；三是要求上級出面干涉三號公路的修復事宜。到底是哪種意思呢？標題的含糊不清，輕易使人產生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。
不簡練。標題中的主要內容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標題中的事由部分：《××縣人民政府在產業會議後為貫徹省政府關於開展增產節約運動的指示根據本縣情況提出措施計畫並增產指標向市政府的報告》，說了很多話，極力想把內容說得更具體、更清楚，結果反而更不清楚。
不規範。有個別公文的標題不按照現行格式寫，而是刻意仿古，或者標新創新。例如，《呈報擴建校舍由》這一標題，就是仿古的寫法，按照現行的格式，應寫成《關於擴建校舍的請示》。
文種是公文標題的第三個組成部分，每一篇公文的標題，均應正確標明公文種類。
公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
2.主送機關
主送機關就是受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規範化簡稱或者同類型機關的統稱，位於公文標題下方，正文上方，頂格排印。主送機關與正文都用 3 號仿宋字型。
下行文的主送機關可以有若干個，排列時，同類型、相併列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非並列關係的機關之間用逗號間隔，最後用冒號。如人事部《關於開展國家公務員國語培訓的通知》的主送機關：
各省、自治區、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構），國務院各部委、各直屬機構人事（幹部）部分，新疆生產建設兵團人事局：
向上級機關行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個主送機關。如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。
大多數公文都有主送機關，但有些向全社會普發的下行文，沒有明確的主送機關，可以沒有這一項。
3.正文
正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位於標題或主送機關下方。
正文的寫作是本書的重點講述內容，下面將分文體逐一詳加先容，此處從略。
4.附屬檔案標註(附屬檔案)
公文如有附屬檔案，應當在正文之後，機關署名或成文時間之前，註明附屬檔案順序和名稱。附屬檔案應當置於檔案之後，與檔案裝訂在一起。無附屬檔案的公文，省略此項。
標註的位置在正文下一行左空2字用3號仿宋字型
標識“附屬檔案”二字，後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號，使用阿拉伯數字後加圓點，如“附屬檔案：１．××××××”，附屬檔案名稱後不加標點符號。
5.成文時間
成文時間一般以領導人簽發的日期為準；如系聯合行文，以最後簽發機關的領導人簽發日期為準。會議通過的重要公文，以會議通過日期為準。
成文日期要寫明年、月、日，不得簡寫，行政公文要求必須用漢字書寫，位於正文或機關署名下方，右空４字。聯合行文由於公章較多，成文時間的位置有特殊要求，因聯合單位的多少不同，有多種方式，可參見本書後附的《國家行政機關公文格式》。