逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；
通話結束後，確認對方已放下話筒，然後放電話。
3、接聽電話
3聲鈴響內將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部。”
若通話內容較複雜，或有不清楚的地方，最後應當將要點重複一便，以免遺漏或有偏差。
通話結束後，確認對方已放下話筒，然後放電話。
4、 通話技巧：
日常禮貌用語：
詢問對方時，可用：“請問您哪裡？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什麼事？”等
對總經理直接領導、保持經常聯繫的外部、內部人員應在日常工作中儘量熟悉，達到聞其聲知其人，並及時予以轉接。
如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重複一遍，以便必要時再與對方聯繫。
如不能把握總經理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看總經理是否在？”，然後請示總經理是否轉接。
如遇總經理不願接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，總經理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉達您的事情？”做到有禮有節、滴水不漏。
在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經理後決定是否轉接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。
在對方不肯告知身份及事由的情況下，經反覆詢問後未果，可委婉結束通話。
如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結束通話。
如一個未完又來一個，應視電話內容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。
整理電話留言，在總經理回來後匯報相關信息。