實用寫作遵循著一切文章共同的寫作規律，但在採集——運思——行文——修改的基本寫作過程中，也面臨著與文學寫作不同的內容，如動機問題、調查採集材料問題、驗證並梳理材料問題、研究並處理材料問題等等。面對這些命題該如何解決，這便是本文要討論的具體內容。
一、需要與動機的轉換
寫作動機是寫作行為發生的原因和動力，寫作動機分內部動機與外部動機。一般來說內部動機支持的寫作是一種自主的寫作，外部動機引發的寫作則屬於受命的寫作，實用寫作多數情況應視為受命寫作。實用寫作的外部動機雖仍為“需要”所激發，但這種寫作“需要”是外力施加的，並非寫作行為中寫作主體自發的缺乏狀態。
實用寫作的外部動機主要表現為受“他人意志”支配和為“功利目的”驅使這兩種形態。受他人意志支配包括接受領導布置任務、師長規定要求、朋友委託求助等等。凡出於他人意願的寫作動機下發生的寫作行為都是受命寫作，廣義的公文就是最典型的領導或領導機關意志的產物。而奉命進行某個課題研究，最後撰寫科研報告，這種寫作“需要”也是外力施加的，但是由於受命者和授命者的固有關係，寫作者原先的非寫作的“需要”都轉變成了寫作動機。為功利目的驅使的寫作動機也是客觀存在的，這是文章被作為特殊商品或特殊評價依據（如評價學術水平的依據）後帶來的客觀現象。
雖然實用寫作就是為了實際生活的需要，為了解決實際工作中的問題，實用寫作目的的功利化實際上就是實用寫作的“實用化”，但是，發起並支持主體寫作行為的心理因素並不是外部動機，而是寫作主體的內部動機。於是實用寫作面臨著一個主體動機轉換的問題，即不管出於什麼原因，如領導布置的、工作需要的、同事委託的等等，這些外在的原因都要轉換成寫作主體內在的一種需要，也就是主體內心有一個“別人要我寫”到“我自己要寫”的轉變過程。只有真正完成了這種動機的轉換，屬於寫作內部動機的特有心理品質才有可能在實用寫作的行為過程中出現，如寫作衝動、寫作欲望、寫作激情、寫作心境乃至持久維持寫作行為的寫作熱情等等。由此可見寫作動機的轉換，是實用寫作心理的內在規律，是維持寫作行為並為其不斷增力，確保實用寫作質量的需要。
二、材料的採集與驗證
由於標準和角度不同，因而對寫作材料的基本類型有著多種認識。從材料的來源看，有直接材料與間接材料之分；從材料的性質看，有正面材料與反面材料之別；從材料的存在空間看，有歷史材料與現實材料之異；從材料的存在形態看，有個別材料與綜合材料之辨。然而從實用寫作對材料特徵把握的需要看，事實材料、理論材料和情報資料這３類是最常見的。
“事實材料”即客觀存在的具體事實，在實用寫作中人名、地點、事件、數字等都是常用的事實材料。“理論材料”就是觀念性材料，是人們在長期的社會實踐中已經驗證的觀點，如科學的原理、定義、定律，生活中流傳的警句、格言、俗語等等。在實用寫作中最為常用的理論材料，一是相關的法律、法規、政策和規範性檔案的精神；二是相關的時政動態、思想見解和學術觀點。“情報資料”是有關工作人員根據事實、數據而編制的信息資料，它包括報表、統計資料、簡報、文摘、索引等，這些也是實用寫作不可或缺的寫作材料。