發文字號編寫不當
發文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標誌，正式公文均應標註發文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統計公文提供依據。XX年1月1日施行的《國家行政機關公文格式》(gb／t9704——1999(以下簡稱“新國標”)規定：“發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括弧‘[]’括入；序號不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字。”在實踐中人們不嚴格按照規定編寫，常出現以下錯誤：
1、機關代字混淆。
機關代字是發文機關全稱的簡縮語，就是選用最能反映發文機關本質屬性的字詞作為本機關的代字。每一個機關都有自己的代字，也只有一個代字。如國務院制發公文，其代字為“國發”，四川省人事廳發文，其發文字號為“川人”。但若簡縮不當易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師範大學”，它的代字不能寫成“華師大”，因為另外還有“華中師範大學”、“華南師範大學”，如用“華師大”就不能分辨，而應寫為“華東師大”。同樣，“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”，因為另外還有“南開大學”，“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”，因為另外還有“河北大學”。
2、年份不全。亂用括弧。例如：
①金計生(96)第15號
②夾民政(XX)16號
③夾府發〔XX〕47號
例①年份不全，應寫為“1996”，使用圓括弧也不正確，根據《國家行政機關公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標”)規定，套用六角括弧“〔〕”，“第”字多餘，應刪去；例②③年份應置於六角括弧“〔〕”內。
3、機關代字、年份、序號次序顛倒。例如：
①成保〔96〕勞人字第51號
②〔XX〕外經貿發展審函字第2691號
“新國標”和“原國標”都規定了機關代字的結構形式是“發文機關代字+年份+序號”。因此，例①的錯誤是機關代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多餘，正確的應該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發文機關代字前，“字”、“第”多餘，應改為“外經貿發展審函XX2691號”。
標題擬寫不當
標題是文章的“眼睛”，擬制時必須精心對待，不可馬虎。公文的標題與一般的文章標題不同，其擬寫有嚴格的規範要求。《辦法》規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規範的公文標題一般由“發文機關+事由+文種”構成，又稱“三要素”式，如《中共中央關於加強社會主義精神文明建設若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構成或由“文種”構成。但“兩要素”的或由“文種”構成的．一般應是下發的帶有固定版頭，或對外公布可張貼的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實際寫作實踐中，不合規定的情況時有發生，主要表現為以下幾個方面的錯誤。