4、確：就是肯定之意，公文應力求語氣堅定，切忌模稜兩可、似是而非。
5、現代公文應正確使用標點符號，以免受文者曲解文義，貽務公務。
※附記：公文雖分為令、呈、咨、函、公告、其它公文6種，但一般機關極少用呈及咨2種公文；再者，其它公文中也僅常用簽及書函2種。
六、公文用語及用詞
（一）語詞：
1、條文中如僅有一連線詞時，須用「及」字；如有二個連線詞時，則上用「與」字，下用「及」字；不用「暨」字作為連線詞。
2、條文中之「某某某地政府」或「某某政府及直轄某地政府」用語，均改為「某某（某地）政府」。依此體例將「某地某地政府」改為「某地（某地）政府」；將「鄉、鎮公所」改為「鄉（鎮）公所」；將「鄉、鎮（某地轄某地）公所」改為「鄉（鎮、某地）公所」；將「鄉、鎮（某地）、區公所」改為「鄉（鎮、某地、區）公所」。
3、引用他處條文，其條次系連續者，則用「至」字代替中間條次，如「第三條、第四條、第五條」，改為「第三條至第五條」。項、款、目之引用準此。
4、條文中「第*條之規定」字樣，刪除「之」字，改為「第*條規定」，項、款、目準此。
（二）標點符號：
1、標題不使用標點符號。
2、有「但書」之條文，「但」字上之標點使用句號「。」。
3、「及」字為連線詞時，「及」字上之標點刪除。
4、「其」字為代名詞時，其上用分號「；」。如「其組織以法律定之」，「其」字上，須用分號「；」。
（三）法律統一用字及用語：
公文亦屬廣義法令的一部分，凡是法律所規定之事項，公文最好也能加以遵守。依照《事務管理手冊》規定，擬訂法律條文，某些爭議文字及用語，須使用統一用字及統一用語。有關法律統一用字，請參考「法律統一用字表」；有關法律統一用語，請參考「法律統一用語表」。
法律統一用語表
用字舉例 統一用字 曾見用字 說明
公布、分布、頒布。 布 布
徵兵、徵稅、稽徵。 征 征
部分、身分。 分 份
帳、帳目、帳戶。 帳 賬
韭菜。 韭 韮
礦、礦物、礦藏。 礦 鑛
釐訂、厘定。 厘 厘
使館、領館、圖書館。 館 舘
谷、榖物。 榖 谷
行蹤、失蹤。 蹤 蹤
妨礙、障礙、阻礙。 礙 礙
剩餘。 剩 剩
占、占有、獨占。 占 占
牴觸。 抵 抵
雇員、僱主、僱工。 雇 雇 名詞用「雇」。
雇、雇用、聘僱。 雇 雇 動詞用「雇」。
贓物。 贓 贓