一、紅頭檔案的製作及標準
1、進行頁面設定
選擇“檔案”——“頁面設定”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔格線”附簽，“字型設定”，“中文字型”設定為“仿宋”；“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行格線和字元格線”；將“每行”設定成“28”個字元；“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設定為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設定為“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定為全形的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線；並將頁碼字號設定成“四號”；字型任意；奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。
3、發文機關標識製作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”選單項，滑鼠將會變成“┼”，在word XX版面上單擊滑鼠左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文本框，單擊滑鼠右鍵——“設定文本框格式”，在這裡來設定紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設定成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設定成“2cm”；寬度設定成“15.5cm”。註：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設定成“頁邊距”， “下側”設定成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，註：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設定成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設定完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設定成“紅色”，字型設定成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設定成相應字號，但要儘量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭製作完成。