4、紅線製作
首先將“視圖”——“工具列”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，滑鼠會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動滑鼠從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊滑鼠右鍵，選擇“設定自選圖形格式”，紅線的屬性在這裡進行設定。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設定為“紅色”；“虛實”設定為“實線”；“粗線”設定為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設定為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，註：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5、文號製作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字型；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。
註：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號後，將游標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞製作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊滑鼠右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設定為“居中”；然後單擊“框線和底紋”按鈕，在“預覽”視窗中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7、保存成模板檔案
單擊“檔案”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“檔案名稱”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。 至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“檔案”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設定的，然後單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。