3.寫作格式的模式性
寫作格式的固定是套用文的顯著特點。它的形成，一方面是因為約定俗成，是歷史留傳、人們習以為常、共同遵守的，任何人不可隨意違反它的固定的格式，否則就是不倫不類的，就達不到套用文的寫作目的。當然隨著社會的發展和進步，一些陳舊的約束人們的精神甚至是反映封建尊卑壓迫關係的繁文縟節的格式，我們要敢於突破，敢於創新。日常套用類套用文的格式主要是約定俗成的。
套用文格式形成的第二個原因是法規使成，即國家相關法規對檔案的格式進行規範，公文的格式就是法定使成的。
《中國共產黨機關公文處理條例》：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成。”《國家行政機關公文處理辦法》：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附註、附屬檔案、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”《國家行政機關公文格式》則是專門對公文的格式和規範進行規定的國標檔案。
討論：套用文為什麼必須具有固定、規範的格式？（格式的作用）
4.行文目的特定性
文學作品的對象模糊不清，作家在寫作時確立的讀者對象是泛泛的，並沒特定的讀者。而套用文則不同，它的對象是十分明確的，寫給誰看的，行文者一清二楚。一般的書信類自不必說，就是海報、啟事也是以其特定的讀者為寫作對象的。就寫作目的而言，日常套用文也是明確的，它就某一個事件為其主要內容，發文所希望達到什麼樣的結果也是明確的。因此日常套用文寫給誰、寫些什麼、達到怎樣的效果，事先是已知道的。
5.有較強的時效性
套用文總是針對工作學習或生活中所出現的具體事情而寫的。往往是問題已擺在眼前或即將發生，必須想辦法處理或解決時才使用的。如開會要先寫通知，請假要先寫請假條，入黨入團要先寫申請書等。強調這種及時性是日常套用文的基本特徵。
6.語言要樸實、簡明、準確
套用文不是文學作品，語言一般要求樸實、簡明、準確。說明清楚而不書面化；表達準確讓人一看就懂，不拖泥帶水，要條理清晰。一般套用文無需作什麼修飾，也要少用形容詞或描述性的句子，更不可用什麼比擬或誇張等修辭方法。