公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規範化的需要，從公文標題選取轉換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據是由國務院辦公廳秘書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區和各行業都結合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。
一、什麼叫主題詞、主題詞表和檢索語言
(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規範化的，具有組配性能，並可顯示詞間語義關係的詞和詞組。
主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。
正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。
(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規範化的動態詞典。
(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用於公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。
(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據，也叫標引語言。
檢索語言又分為分類語言和主題語言。
分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為辭彙，以類目的從屬關係表達複雜概念的一類檢索語言。
主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據，以自然語言為基本辭彙，以概念之間的邏輯關係作為構詞法的一類檢索語言。
二、為什麼要標引公文主題詞
(一)標引公文主題詞有利於建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。
信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題檔案查找的要求。
主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。
(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。
辦公自動化系統通過檔案上標註的主題詞將檔案納入檢索系統。
辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的檔案。
(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。
檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、檔案主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。
辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找檔案。
(四)對提高秘書工作人員業務素質有重要作用。
三、《公文主題詞表》的體系結構
《公文主題詞表》由範疇表、字順表、附表三大部分組成。
（一）範疇表。範疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若干範疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。
範疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。
（二）字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、範疇號和詞的參照關係四部分組成，個別詞還有注釋。
①漢語拼音。註上漢語拼音主要是便於按音排序和按音查詞。