總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的檔案的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，儘量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據檔案的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的檔案，可以大致安排一下檔案的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的檔案，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括檔案共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，檔案的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的檔案，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些檔案，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫檔案既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反覆檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的，寫檔案也同樣，尤其是重要的檔案，往往要經過幾稿才能通過。
1、 關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3、 關於材料的修改。材料是檔案的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4、 關於結構的修改。修改檔案的結構，包括檔案總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、 關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規範的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。
請示的特點
一、針對性。只有本單位許可權範圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答覆、批准。因而"請示"具有很強的針對性。