三、要突出重點
抓主要矛盾是馬克思主義哲學的一個基本觀點。寫匯報材料也要抓主要矛盾，就是突出重點。有些匯報材料，事無巨細，面面俱到，而且平均用墨，結果成了“流水帳”，哪一點也寫不深透，使人聽了受不到什麼啟發，留不下什麼印象。這樣的匯報顯然是不成功的。要克服這種毛病，就一定要突出重點。
什麼是應該突出的重點呢？大體有這么幾個方面：一是最適合領導心理的內容。因為這是領導最關心、最想聽、最愛聽的內容，不把它重點匯報好，其他方面匯報得再好，也難以取得好效果。二是最能體現匯報主體特點的內容。因為這是匯報主體在工作上最鮮亮、最抓人的地方，要在諸多匯報中打得響，主要靠把這方面的內容匯報好。三是內涵最豐富、最深厚的內容。也就是說，要把有話可說、有思想可挖、有經驗可總結的內容作為匯報的重點。
重點確定以後，就要把它放在顯眼的位置上，集中智慧、集中筆墨把它寫好，使它切實成為全篇的重頭戲，成為全篇最精彩、最體現水平的地方。如果重點寫不出“重”來，也就不成其為重點了。
四、要寫出思想
寫匯報材料不僅是一個蒐集資料、積累情況的過程，而且是一個研究工作、升華理論、提高認識的過程。因此，匯報材料不能只是羅列情況，更重要的是要寫出思想。
當然，這種思想一般不是直接寫在字面上的，而是寓於匯報的情況和角度之中的。具體說可以通過五個方面來體現：一是可以通過對特定問題所選取的匯報角度和站位的高度來體現；二是可以通過匯報工作思路來體現；三是可以通過對工作措施的理性概括來體現；四是可以通過對經驗、體會的理性升華來體現；五是可以通過對問題的深刻挖掘來體現。
總之，匯報雖然不是在講理論，但匯報的各個方面都應蘊含著深刻的思想。只有這樣的匯報，才有深度、有味道、給人啟迪、耐人尋味，才能給領導留下深刻的印象。也只有這樣的匯報，才有助於展示匯報人的素質、能力和水平。
起草匯報材料的人既要考慮如何把工作匯報好，又要考慮如何把匯報人的素質展示好，並要不露痕跡地把二者結合起來、統一起來。
五、要脈絡清晰
工作匯報是將匯報材料上的符號語言轉化成匯報者的有聲語言，作用於聽匯報者的聽覺來完成的。而聽匯報和看材料是有區別的。看材料可以“回頭”，把前後內容聯繫起來看；看材料時精力可以“分叉”，可以幾條線索同時並進，一次看不清的可以反覆琢磨。聽匯報則既不能“回頭”，也不能“分叉”，又不能慢慢琢磨。這就要求匯報材料一定要脈絡清晰。首先是線條要單一，千萬不能像長篇小說那樣設定多條線索，一會兒這齣個頭，一會兒那又出個叉。因為這樣很容易叫人陷入迷團，理不出頭緒。其次是情節要簡單，對複雜的情節要刪繁就簡，沒有必要像長篇小說那樣寫很多細節。再次是前後內容的轉換要明顯，一般要有必要的語言提示，以使聽匯報的人思路跟上趟。
六、要結構精巧
匯報材料一般包括工作情況、取得的成績、存在的問題、今後的構想等內容，但整個材料如何布局、怎樣安排，先寫什麼、後說什麼，要精心斟酌，不一定都按上述四部分內容一順排列下來。
乾什麼事都要圍繞著幹這件事情的目的來進行。匯報工作的目的是什麼？就是把情況匯報清楚，把成績匯報充分，給領導留下一個好印象。安排材料的結構一定要有利於達到這個目的，不要只圖省事，千篇一律。比如，在諸多匯報主體中，如果你的工作成績是最突出、最顯眼的，就可以採取倒插筆的結構，先寫成績，然後再寫取得成績的措施，這樣讓領導一聽先高興起來、興奮起來，然後再往下匯報就會怎么匯報怎么順當。再如，寫工作情況時，要把最吸引人、最突出、最有特色的內容放到最前邊，讓領導一聽先被“抓住”，再往下匯報也就順當了。如果一開頭先把領導說煩了，那往下匯報得再好，在效果上也會打折扣。所以，安排匯報材料的結構，一定要在立足於工作實際的基礎上，研究領導的心理，適應領導的心理，抓住領導的心理。這對取得好的匯報效果是很重要的。
七、要語言明快
寫匯報材料要充分考慮有聲語言的特點。一是敘述語言要簡明。切忌冗長口羅唆，千萬不能把有用的東西淹沒在廢話之中。二是要多用短句。這樣既便於說，又便於聽，而且乾脆有力，節奏感強。如果句式過長，無論匯報的人還是聽匯報的人，都會感到費勁。三是要流暢和諧，上口順耳，不能氣結語澀。四是要通俗易懂，不要用生僻的語言。