作者：陳華平 王太鈞 孫傑
公文的涵義與特點
一、公文的涵義
公文是“公務文書”的簡稱。
從廣義上講，公文是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。廣義的公文涵蓋了全部通用公文和專用公文。
從狹義上講，公文是指黨政機關處理公務時所使用的公文。
現在，在行政機關，習慣上將公文和文書、檔案這三個名詞通用。實際上，公文和文書、檔案是三個既密切聯繫又相互區別的概念。文書與公文、檔案是包含與被包含的關係，在被包含關係中，公文與檔案可以是並列、交叉、重合關係；公文與檔案又是包含與被包含關係；因此，檔案是公文的一部分，而公文又是文書的一部分。
二、公文的特點
主要有：
（一）公務性
公文的首要特點就是公務性。
（二）規範性
公文的規範性是指公文具有規範的體式，即規範的體裁和格式。公文規範的體裁和格式是其區別於其他文章的顯著標誌。
（三）法定性
公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主體是單位，也就是說，只有依法成立並能以自己的名義行使權力和承擔責任的組織或其法定代表人，才能充當公文的作者。
（四）程式性
公文的程式性是指公文必須履行規範的程式方為合法有效。從公文的撰擬、形成到發布，必須依次經過相應的程式，否則它就不能生效。
（五）政治性
公文的政治性是由國家政權的性質、政黨以及國家機關的階級性質及路線方針決定的。
（六）權威性
公文的權威性來自公文制發機關的權威性和合法地位。
（七）時效性
公文的時效性是指公文在特定的時間區限內具有效力和過了特定的時間區限後及被新的公文取代後即失去效力。
公文的作用
歸納起來，公文的作用有：規範和約束作用、領導和指導作用、溝通和合作作用、宣傳和教育作用、依據和憑證作用、檔案和史料作用等六個方面。
公文的分類
從對公文的制發和處理具有實際利用價值出發，通常對公文按其效力、使用範圍、性質作用、行文方向、收發方式、機密程度、時限要求和載體等方面進行分類。
一、按公文的效力分
按公文的效力分，可分規範性公文和非規範性公文兩種。這種劃分可適用於所有的公文。
所謂規範性公文，是指具有法定效力和規範體式的文書。這類公文在形成的頒發程式、執行落實上比較規範，約束力強，下級機關必須貫徹執行。
所謂非規範性公文，是指制發程式、行文格式無嚴格規定，約束力相對較小的文書。
二、按公文的使用範圍分
按公文的使用範圍分，可分通用公文和專用公文。
所謂通用公文，是指在黨政機關、社會團體和企事業單位普遍使用的文書。它又可分為通用規範性公文和通用非規範性公文兩類。通用規範性公文是指一切黨政機關、社會團體和企事業單位在公務活動中經常使用的，在形成制發程式、執行落實上比較規範，約束力較強的文書。通用非規範性公文是指一切黨政機關、社會團體和企事業單位在日常事務活動中形成和經常使用的，其制發程式、行文格式無嚴格規定，約束力較小，實用性和事務性很強的文書。
所謂專用公文，是指在一定業務範圍內，按照特定需要而專門使用的公文，包括法規公文、司法公文、外交公文、軍事公文、經濟公文、公關公文等。
三、按公文的性質作用分
按公文的性質作用分，可分法規性公文、指揮性公文、知照性公文、報請性公文、記錄性公文。
所謂法規性公文，是指國家權力機關、國家行政機關依據《憲法》規定的許可權，制定的法律、法令、行政法規和規章，具有明顯的強制性。法規性公文一般包括命令（令）、章程、條例、規定、辦法、細則等。
所謂指揮性公文，是指向所屬機關傳達、貫徹黨和國家領導機關的方針政策，體現領導意圖，實施工作指揮的公文。指揮性公文一般包括命令（令）、決定、決議、批示、批覆、意見等。
所謂知照性公文，是指向受文機關通報情況，知照事項，要求遵守或辦理的公文。知照性公文一般包括公告、通告、通知、通報、公報、函、簡報等。
所謂報請性公文，是指下級機關向上級機關報告工作，反映情況，提出建議，請示問題的公文。一般包括報告、請示等。
所謂記錄性公文，是指用於記載、歸納會議議定事項的公文。一般包括會議紀要、會議記錄等。
四、按公文的行文方向分
按公文的行文方向分，可分為上行文、下行文、平行文。
所謂上行文，是指下級機關向具有隸屬關係的上級機關報送的公文。如請示、報告等。
所謂下行文，是指上級機關向所屬下級機關傳送的或向公眾公布的公文。如命令（令）、決定、決議、批示、公報、公告、通知、通告、通報、批覆、會議紀要、簡報等。