公文的書面格式
公文的書面格式，又稱“檔案式”公文，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。
《國家行政機關公文格式》將公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即 156mm ）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱為主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
一、眉首
眉首，又稱文頭、版頭，處於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上（約占首頁的 1 /3） ，包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等六個要素。
（一）公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第 1 行，採用紅色號碼套印。密級公文應當標識公文份數序號，其他公文可不標識。
（二）秘密等級和保密期限
秘密等級是指公文內容涉密程度的等級。涉及黨和國家機密的公文都應標明密級和保密期限。黨和國家機關公文的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。公文如需標識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格表示在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，秘密等級和保密期限之間用“ ★ ”隔開。標明密級的同時應標註保密期限，保密期限根據實際情況確定，一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標註。期限不作標註一般按保密期限 20 年認定。如：秘密 ★ 6 個月、機密 ★ 3 年、絕密 ★ 長期。
（三）緊急程度
緊急程度是指公文辦理與傳遞的時效性要求。黨的機關緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“加急”，行政機關緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。
（四）發文機關標識
發文機關標識又稱檔案名稱稱或檔案機關名稱，由發文機關全稱或規範化簡稱後加“檔案”（或加括弧標註文種名稱）組成，如“江西省人民政府檔案”、“江西省教育廳檔案”。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“檔案”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布，標註主辦機關的發文字號。
發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm。
（五）發文字號
發文字號是發文機關公文的排列順序號，由發文機關代字、年份和序號組成。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧“ [] ”括入；序號不編虛位（即 1 不編為 001 ），不加“第”字。如“國發[XX] 1 號”的意思是國務院 XX 年 1 號檔案，其中，“國發”就是國務院的機關代字，“ [XX]”就是發文年份，“ 1號”就是發文序號。議案、批覆和函，一般在發文機關之後加“函”字，如國務院這三種公文的發文字號便寫作“國函[20××]１號”。
聯合行文的發文字號，只標註主辦機關的發文字號。
發文字號的位置在發文機關標識下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；發文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
（六）簽發人
簽發人是發文機關核准並簽發本份公文的主要負責人或主持工作的負責人。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號左空 1 字，簽發人姓名居右空 1 字；簽發人用 3 號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用 3 號楷體字標識簽發人姓名。
二、主體
置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱為主體。主體包括公文標題、主送機關、公文正文、附屬檔案、成文時間、公文生效標識和附註等 7 個要素。
（一）公文標題
公文標題一般由發文機關、事由（公文的主要內容或發文目的）、公文種類三部分組成。如《國家教育委員會關於改革和發展成人教育的決定》，“國家教育委員會”是發文機關，“關於改革和發展成人教育”是事由，“決定”是公文種類。
公文標題的四種寫法。一是由發文機關、事由和公文種類組成。這是公文的常用標題，大部分公文都採用這種標題。如《國務院關於進一步推進西部大開發的若干意見》。二是由事由和公文種類組成，省略了發文機關名稱。如《關於勞動能力鑑定有關問題的通知》。三是由發文機關和公文種類組成，省略了事由。如《中華人民共和國國務院令》。四是只寫公文種類。如《布告》、《通知》等。