行政機關公文主題詞一般不少於 3 個詞為宜，最多不要超過 5 個詞。主題詞位於公文尾部的橫隔線之上，即成文時間的右下方以及抄送機關的左上側。
• 抄送機關
抄送機關是主送機關以外的需要執行或知曉公文的其他機關，應使用全稱或規範化簡稱、統稱。
抄送機關應標註在主題詞的下方，其上下用反線（與版心等寬）與主題詞和印發機關隔開，形成一個欄。在兩條平行線之間，要左空一格註明“抄送”二字，用 3 號仿宋體字，後邊加注全形冒號，抄送機關之間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊，在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
抄送機關排列順序一般為：上級機關排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等排一行，人大、政協、法院、檢察院等排一行，其他單位全排一行。
• 印發機關和印發時間
印發機關是指具體主辦、制發公文的部門，一般是機關的辦公室（廳）或秘書（科）處。
印發時間是為了反映公文的生成時效，它一般略晚於領導簽發的時間，應以公文付印的日期為準。
印發機關和印發時間位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占 1 行位置；用 3 號仿宋體字。印發機關左空 1 個字位，印發時間右空 1 個字位。
印發機關的名稱如果字數太多，可以自行簡化，以使它和印發時間只占 1 行的位置。印發時間應完整地標明年、月、日。
• 印刷份數
印刷份數一般位於印發時間之下或在末頁邊緣線下，右空 3 字，用 3 號仿宋體字和阿拉伯數字標識，用圓括弧括住。
公文的特定格式
《國家行政機關公文格式》規定了三種公文的特定格式，它們分別是信函式格式、命令格式和會議紀要格式。
一、信函式格式
在制發公文的實踐中，經常使用一種“信函式”公文，用於處理日常事務的平行文或下行文。這種“信函式”公文與“書面式”公文有以下不同：
（一）文機關標識只用發文機關全稱，不加“檔案”二字。發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為 30mm ，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定。
（二）文機關全稱下 4 mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊 20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線均為 170 mm 。每行居中排 28 個字。
（三） 份數序號、密級、緊急程度可以放在武文線下左上角頂格（很少同時出現這三項），發文字號放在武文線右上角頂格。公文首頁不顯示頁碼。頁碼以放在文武線之上右下角為宜。
（四） 發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法均同於“書面式”公文格式。
二、命令格式
命令（令）可以說是國家行政機關發文的最高級形式。為維護國家政令的權威性和統一性，各級國家行政機關發布命令（令）的格式具體規定為：
（一）命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。
（二）命令標識上邊緣距版心上邊緣 20mm ，下邊緣空 2 行居中標識令號（不用發文字號），即“第 × 號”（可用 3 號黑體字）；令號下空 2 行標識正文，中間沒有反線、公文標題和主送機關。
（三）正文下一行右空 4 字標識簽發人簽名章，簽名章左空 2 字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。
（四）在簽名人簽名章下一行右空 2 字標識成文時間。
（五）不用抄送機關。而在抄送機關的位置標識分送機關，標識方法同抄送機關。其他要素與“書面式”公文相同。
三、會議紀要格式
會議紀要是建立在會議記錄基礎上的會議檔案，適用於記載、傳達會議情況和議定事項，起著重要作用。其格式具體規定為：
（一）會議紀要標識由“ ×××××× 會議紀要”組成，上邊緣距版心上邊緣 25mm ，採用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定，但一般應少於22mm×25mm 。
（二）會議紀要標識下空 2 行用 3 號仿宋體字居中標識發文字號，下空 1 行用 3 號仿宋體字標識 發文機關和成文時間，發文機關和成文時間之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。發文機關放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之上右側。
（三）紅色反線下空 2 行用 2 號小標宋體字居中標識會議紀要標題。標題下空 1 行為會議紀要正文，用 3 號仿宋體字，每自然段左空 2 字，回行頂格。
（四）會議紀要不加蓋印章。受文單位放在公文末尾，其他要素與“書面式”公文相同。