“採購人一般都是電話告訴我們他們需要買什麼東西，然後我們就開始做了。”某政府採購代理機構的工作人員如是介紹他們受委託的方式。據了解，在政府採購的操作實踐中，類似這種沒有簽書面委託代理協定就代理政府採購項目的情況還不少。在筆者看來，書面委託協定在委託代理中其實是十分必要的。
把委託的事項都在委託協定中寫清楚，被委託人在代理受委託的事務中，就可以比照委託協定一一去完成，這可以在很大程度上避免代理的過程中漏了項或是超越許可權代理。對此，有些代理機構的從業人員卻不以為然：“反正電話里都說清楚了，沒必要多此一舉。”其實，書面委託代理協定對代理機構來說不僅僅是一種約束，同時還是一種保護。
如果沒有書面委託協定，一旦發生“糾紛”，代理機構可能成為最大的“受害人”。近日，某招標公司就在一次醫療器械採購的代理中因為沒簽書面委託代理協定遇到麻煩。據介紹，在這次採購中，採購人代表與招標公司的部門經理一起吃飯時，提出了口頭委託。這一委託，對於已經很久沒有項目做的招標公司來說，無疑是一大喜訊。餐桌上，招標公司的部門經理就詳細詢問了採購人代表這批醫療器械的具體要求。次日，招標公司的部門經理就發出了招標公告，開始就這批醫療器械進行採購。
但在評審結果出來後，採購人代表卻更中意綜合排名第三的供應商。招標公司倍感無奈：“我們招標檔案已經規定了確定供應商的原則，如果你們選第三名，要是第一名、第二名知道了，肯定會質疑，也許還會上升到投訴。到時候，你們倒是沒事，但我們的飯碗可就砸了……”由於招標公司對其決定沒有積極支持，採購人代表便“翻臉”了：“我們買東西，最終的決定權當然是我們。你們幫我們買東西怎么能不按我們的要求做?這個項目我們不要了，我們找別人採去。”
對此，招標公司的部門經理非常惱火，很想到監管部門“狀告”採購人代表。此時，這位項目經理才想到“沒有委託代理協定”怎么證明自己受了採購人的委託才實施了招標這一行為。無奈，招標公司最終只有選擇忍氣吞聲，笑臉苦求採購人代表採購結果……
政府代理機構要想更好地組織好政府採購活動，要想更好地維護自己的權益，書面委託代理協定不可少。這也是法律的要求，根據《中華人民共和國政府採購法》第二十條規定，採購人依法委託採購代理機構辦理採購事宜的，應當由採購人與採購代理機構簽訂委託代理協定，依法確定委託代理的事項，約定雙方的權利義務。政府代理機構在代理被委託的事宜中，還可能遇到這樣的情況，採購人代表臨時對採購需求進行調整。此時，代理機構也別忘了讓其把調整的內容補充進委託協定中，並讓其簽字確認。