1．預計多少人?
2．選擇什麼顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3．主桌和其他桌要如何擺飾?
4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上嗎?
5．主桌是否需要講台和麥克風?
6．講台位置在哪裡?需要哪種麥克風?
7．主桌是否也要供餐，還是哪些貴賓在餐後才來?
8．如果採用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務人員先給他們盤子?
9．是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
10．是否要收取餐券?事先告訴餐飲部經理並提供"餐券樣本"。
11．如果來的人沒有餐券應如何處理?
12．是否在主桌的人也要求給餐券?
13．是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
14．晚宴的選單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發?
15．是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
16.有人節食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。
17．是否要掛布標?
18．是否需要衣帽間?
19．受獎人坐在主桌還是台下，如果是後者，是否要替他們預留位子?他們如何上台?
20．當受獎人上台時是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀?
21．是否要安置視聽設備?
22．是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞台上?
23．是否有表演節目，舞台大小是否足夠，如果有表演，舞台尺寸和高度多少?
24．舞台四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時?
25．什麼時候開門讓客人進來?
26。每一程式的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節目和演講、跳舞等。
27．洗手間在哪裡，如果門口仍有人看守時，如何讓上洗手間的人回來?
四、主題節目：
主題節目可以很簡單只有一個樂隊表演，或盡心安排特別節目。如果預算允許，就可以特別設計，有時常以會議當地特色作主題，飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當地主題的東西，如果你需要可借用，這樣布置費用就比較節省。與餐飲部經理討論"主題"，他們有各種不同主題的活動，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創新概念，如果你對布置或娛樂節目沒有概念，宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責，通知宴會人員所有安排都是外包，如節目、背景、特殊家具、燈光、視聽設備，並告訴他們什麼時候會來布置、舞台放在哪裡、什麼時候拆除。主題活動的位置圖特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個位置需要多少空間。以主題來設計通知、邀請函和指示牌。會場的餐飲：以往會議中心的餐飲項目有限，只有"點心"，現在越來越多的會議中心以簽約方式引進全套餐飲服務，目的是要和飯店競爭，給開會與展覽團體提供服務。最先要考慮的是會議中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎么安排，大型會議在短時間要提供上千人食物，詳細與會議中心代表和契約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。也要了解會議中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。