7、各項工作的負責人及聯絡方式；
8、支付各項定金的時間表；
9、表演者的邀請及確認；
10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11、會務照片及錄像資料的製作和贈送。
在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。
在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。
總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。