三、火災：每一個與會者都要知道在活動中遇到火災的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災本身造成的死亡還高。飯店有責任千告知客人逃生步驟例如緊急逃生口，但是會議籌辦人扮演著更重要的角色，保護與會者並提供這方面足夠的資料。很多主辦單位印製了防火手冊，放在資料袋中一起給與會者參考。小小一個動作可可能救很多條生命。
在做場地檢查時特別是高層樓飯店，要熟悉其安全設施，以下是安全設施注意項目檢查表：
1．是否有自動滅火系統（灑水式）;
2．灑水口在哪裡，走廊、睡房、公共區域、廚房?
3．如果建築物沒有自動滅火系統，是否全部有防煙偵測器?
4．建築物的每一層樓是否有兩個可移動的滅火器?
5.是否火災出口處直接可到建築物外面?
6．防火警示燈是否看得到和照明良好?
7．從每個走廊可看見指引到火災出口的燈?
8．在電梯口是否有指引，萬一發生火災請使用樓梯的標誌?
9.查一查滅火器上的條子，是否每月檢查?
10．在每一層樓適當位置是否有防火手冊?
這份注意項目檢查表未必真正有用，但至少讓會議籌辦人認識到-些基本的重要項目，花費時間去準備那些未必會發生的事似乎很討厭，但是要記得拯救一條生命或避免一場災難是值得的。
四、簽證問題：簽證問題也是緊急事件處理中的一項，通常在會議通知（anrlounce-ment）中都會說明簽證的細節，但是仍然有些國外與會者忽略這方面的問題。特別對於重要的貴賓，更要再三叮嚀簽證的問題。曾經有一次國際會議在台灣舉行、其中有一位重量級的貴賓因為簽證問題而延誤抵台，他可能因為工作太忙碌加上他的秘書也沒有留意。使他到了機場卻因為沒有簽證而無法上機，他只好在機場打長途電話通知我們，由於他是一位國際會名人士、外交部立即通知駐外辦事處給予簽證，使尋位貴賓趕搭第二天班機抵達，雖然最後他順利來台，但因為他的延誤，使大會節目必須略為變動，所有工作人員也因而忙得人仰馬翻。
五、盜竊：國外與會者在會議當地議當地遇到盜竊事件都會留下不良印象，因此在重要國際會議期間，要求地方政府加強警力，避免發生盜竊事件，同時主辦單位也應該以書面資料告知與會者儘量減少到人多複雜的地方去，國外與會者對夜市很感興趣，如果要去，儘量不要帶貴重物品如現金、珠寶、護照等，同時最好有當地人陪同比較安全。