1．安排會議主題或議題
會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質和方向，是會議目標的體現。議題是對會議主題的細化，是由領導決定的。確定主題的主要方法有：一是要有確實的依據，二是必須要結合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領導提出，二是領導提出會議的目標和要求，由秘書部門向所屬單位徵求意見，經篩選整理後，報領導審定。會議的議題無論是領導提出的，還是秘書部門徵求意見整理的，都應建立在調查研究、實事求是的基礎上，儘量避免主觀性和片面性，使其科學合理，具有較強的針對性。
2．確定會議相關事項
1)確定會議名稱
有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等，有些會議的名稱則是不固定的。會議名稱應當根據會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成。
(1)會議主辦單位的名稱。
(2)會議的主題。
(3)會議的類型。
例如，“××集團公司經貿洽談會”這個名稱，其中，“××集團公司”是會議主辦單位的名稱，“經貿”是會議的內容或主題，“洽談會”是會議的類型。另外，有的會議名稱還可以包括時間和範圍等因素。例如，“××集團公司×年全體員工總結大會”，其中，“×年”是會議內容針對的時間，“全體員工”是會議的範圍，“總結大會”表明了會議的類型。會議名稱要用精練的文字高度概括出會議的主題，使人一目了然。
2)確定會議的規模和規格
會議規模與規格的確定依據是會議的內容或議題。內容和議題需要多大的規模就上多大的規模。同時，應當本著精簡效能的原則來確定會議的規模與規格，即中、小規模，中、低檔次的規格能夠解決問題的，儘量不上大規模和高規格。
3)提出參加會議的範圍或人員名單
在確定會議規模與規格的基礎上，提出參加會議的範圍或人員名單。這就是說，多大規模、何種規格檔次的會議應當由何種層級或何種身份的人參加，這裡所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這裡所說的身份，卻並不完全在於某人職位級別的高低，而是在於會議的需要。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆“名人”，其實與會議的內容毫不相關，只是想借“名人”提高企業的知名度，這樣做雖然可能會引起一時轟動，但增加了成本，很可能造成不必要的浪費。還有個別單位和地區存在著“陪會”現象，即應該一位領導出席會議，但實際上卻帶著秘書、司機、家屬等一行人，不僅給會議主辦單位造成很大壓力，更給與會者單位造成了不必要的經濟負擔。因此，在擬定會議範圍或人員名單時，應儘量避免類似情況的出現，將真正應當參加會議的人員列入名單，無關人員應排除在外。
3．擬訂會議的時間與會期
1)提出會議召開的時間
召開會議的時間應當在會議議題確定下來之後確定，原則上應儘量趕早不趕晚，但也要注意以下幾點。