第一組六樓會議室
第二組七樓會議室
第三組八樓會議室
“秘書工作”飯店五樓會議廳
5．準備會議檔案
會議檔案的準備工作主要是起草和印發。起草的檔案主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負責起草，有的是由秘書協助領導起草，有的是由秘書配合業務部門起草。承擔檔案起草的秘書應了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務。
檔案的印製、分發應認真負責，保證質量，不出差錯。
6．落實後勤工作會務
後勤服務是會務工作中不可忽視的環節，特別是一些內容重要、規格高、參加人數較多的會議，如果後勤工作做得不好，將會嚴重影響會議效果。
準備階段的後勤服務應做好以下工作。
(1)會議經費項目預算。主要包括會場租金、場地布置、檔案印刷、辦公用品、住宿、一伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預算時，應堅持節約原則，精打細算，減少開支，嚴格遵守有關規定，不任意提高開支標準。
(2)落實食宿，安排交通，做好衛生保健工作。
(3)製作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證等。這些證件都應事先印製好，以便及時發給與會者和工作人員。
(4)制定會議的值班工作與保密工作方案。