(1)要根據會議的主持人或主辦會議單位的主要領導人及被邀請的主要領導人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。
(2)主要領導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議可以除外。
(3)會見會談性會議應當事先同主、賓雙方商議之後再確定會議召開的時間。
2)確定會期
會期是指召開會議時間的長短。確定會期應當與會議的內容緊密相聯。即內容多，議題複雜，需要與會人員充分發表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應當遵循精簡效能的原則，儘量開短會。為此，可以採取限定發言時間的做法，以提高會議的效率。
4．擬訂會議的議程與日程安排
1)擬訂會議議程
擬訂會議議程應當簡明概略，並冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經代表大會的預備會議或主席團會議通過之後才能正式生效。
一般議程的順序如下。
(1)宣布議程。
(2)說明人員缺席情況。
(3)宣讀並通過上次會議的備忘錄。
(4)財務主管報告。
(5)其他報告。
(6)新的議題。
(7)有關人事任免。
(8)提名並選舉新的負責人。
(9)通知有關事項。
(10)宣布休會。
2)安排會議日程
會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多採用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統一的規定參加會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確具體，並準確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內容和地點。
3)案例——簡明的會議議程
“秘書工作”市管理協會技術訓練專題研討會議議程
一、專題報告：《當代已開發國家經營技術訓練情況與發展趨勢》
二、銷售與服務訓練演示
三、座談討論
四、大會交流
實例
時間安排：
上午：8:00 8:15 10:00 11:00
中午：12:00
××市管理協會技術訓練中心秘書處
“秘書工作”×年×月×日
會議日程安排
××市管理協會技術訓練專題研討會日程安排
內容安排：
報到
報告會××
銷售訓練演示
服務訓練演示
午餐
地點：××飯店一樓大廳
飯店五樓會議廳
下午1:30
分組研討