五、擬定活動策劃案和具體操作方案。
活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。
具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。
六、新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或檔案袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次為：
1、會議議程2、新聞通稿3、演講發言稿4、公司/組織宣傳冊5、有關圖片6、紀念品(或紀念品領用券)7、企業新聞負責人名片(新聞發布後進一步採訪、新聞發表後寄達聯絡)新聞通稿包括如下：
1）訊息稿。字數較短，一般在1000字以內，發布起來快，有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。
2）通訊稿。篇幅較長，內容充實，一般是深度分析，重點報導。訊息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。訊息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現。
3）背景材料。
4）圖片資料。
以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光碟、軟碟的形式。
5）重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如，企業最高負責人的發言，技術、行銷分管領導的發言等，有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報導有益為標準。
6）公司或組織的宣傳冊。
7）參會重要人物、知名人士材料。
七、時間選擇與場地落實、現場布置。
時間選擇在新聞策劃中是一種藝術，發布時機選擇不同，效果迥異。
企業發布會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近於某些時機，比如相關性大的時候，起到借勢的效果。
另外，在時間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進行。
場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：
一、是品位與風格。
場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。
酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。