（一）相關知識
1.會議籌備方案的內容
（1）確定會議的主題與議題
會議的主題是指關於會議要研究的問題、要達到的目的。
確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。
例：()的會議堅決不開
a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d.地點
答案：b
解析：明確的目的是開會的重點和關鍵
例：會議主題的確定應做到（）
a.有切實依據b.能結合本單位的實際c.主題儘量細化d.有明確的目的
答案：abd
解析：確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。
（2）確定會議的名稱
（3）確定會議的流程：根據到會的主要領導，安排會議主持人；根據會議的主題，確定會議發言人；
（4）確定會議的時間和地點
會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，確定會議的長短
會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環境適中。交通方便，會議設施齊全
（5）確定會議所需的設備和工具
（6）確定會議檔案的範圍並做好檔案的印製工作
（7）確定會議代表的組成
（8）確定會議的經費預算
（9）確定會議住宿和餐飲安排
（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工
例：秘書人員應根據會議籌備方案的內容，做好會前的（）
a.分工協作b.統籌協調c.統一匯報d.綜合檢查
答案：abd
2.會議籌備方案的作用
（1）確保會議的周密組織
（2）確保會議服務質量和溝通協調到位
（3）確保領導意圖得以貫徹執行。
3.電話會議及視頻會議
（1）電話會議
電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。
1）電話會議的交流的特點
a．電話會議方便靈活準備時間短，回復迅速，是電子通信會議中花費最少的。
b．電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細節信息。
c．為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進信息的傳輸與交流。
d．電話會議適用於分公司不遠、規模不大的企業
2）電話會議信息工作的要求
a．準確發出開會信息
b．認真分發會議書面信息材料
c．合理安排會場信息傳輸設備