敲門磚——成功的報告策劃
舉辦會議是需要公司往外掏錢的，但是會議究竟會達到什麼樣的效果，誰也說不準。此時，會議負責人應該及時向上級領導提出一個比較詳盡的報告，針對當前的市場環境、面臨的挑戰與機遇、舉辦會議的投入與預計的成效作詳細的分析，力爭獲取上級的支持。
對於上級來說，是否支持會議，支持力度多大，取決於3個問題：為什麼要舉行會議行銷？如何辦好會議行銷？付出與產出各是多少（或付出與產出是否成正比）？
第1個問題的答案在市場背景資料部分和會議的主題、目的部分；第2個問題的答案在於會議的具體內容，包括形式、地點、時間、會議日程安排、人員分工等方面；第3個問題的答案在於會議預算費用表和預計收益表，以及會議結束之後的總結報告。會議行銷要想獲得上級支持，提交給上級的報告中就必須解決以上3個問題，因此有人認為“報告是贏得上級支持、會議行銷成功的敲門磚”。
上級領導對會議行銷的支持體現在以下4個方面：
首先是直接的預算費用支持。會議的預算費用應該充分考慮到各種費用的預算，愈周全愈好；同時，還需要預算一部分意外費用，比如，飛機晚點，接待人員和來賓的額外飲食費用，或者是因為其他不可抗因素導致的額外費用，這部分費用原則上占到預算總費用的5%-10%。
其次是行銷政策方面的支持。公司應該提前制定出相應的行銷政策，包括在產品、價格、渠道、促銷、服務等多方面的支持力度，這些都是經銷商最關心的問題。
再次，通過上級相關部門的組織、協調，獲得其他相關部門及人員的支持。稍微大一點的會議，就牽扯到生產、研發、銷售、廣告、策劃以及其他眾多部門，在這方面，如果缺少上級的支持，下面的人可以說是寸步難行。
最後是得到其他各種資源。比如，產品的陳列，交通工具的提供，住宿和飲食方面的支持，以及其他各種資源的支援，這些都必須在打給上級的報告中得到體現。
充分而合理的分工
一個好漢三個幫，惟有充分調動起一切有生力量，會議行銷才有最終成功的可能，因此，會議要想大獲全勝，很重要的一個支撐就是進行充分而合理的分工。在會議舉行前兩個星期，就應成立專門會務組。其中，會務組成員包括：
公司領導，他們的任務就是指定會議的具體負責人，尋求其他相關部門和員工的支持，取得公司高層領導的支持；對整個活動過程進行監控，提出建議和指導性意見，解決一些疑難問題和突發事件。
會議的具體負責人，只有一個，是此次會議的總負責人。他的責任重大，也明確，就是尋求其他部門的支持和協助；對會議的整個流程進行統籌規劃，挑選核心成員，並對各個核心成員進行具體分工；取得活動經費；協調各個部門、成員間的工作，將所有的工作串聯在一起；監督考核下面成員的工作，並解決一些疑難問題。
會務組核心成員，也就是最底層幹事的成員。這方面的成員具體又分為4類：