首先是負責宣傳方面的成員，包括撰寫領導講話稿、新聞稿件，準備相應的宣傳資料等，各種條幅、橫幅內容，背景板、展板內容以及媒體接待的工作均由這部分成員負責。
其次是接待來賓的成員。包括會議前的電話、網路、傳真聯繫，發放邀請函，收回回執；安排、負責接機、火車站接待及現場接待工作；安排好來賓的飲食、住宿及最後的送客等工作。
再次是負責活動現場布置的人員。包括準備好桌椅、花盆、條幅、橫幅、地毯、背景板、展板、講話桌、話筒、音響、電源、投影設備、禮儀小姐、氣球、拱門以及其他。
最後一類是是其他後勤人員，包括準備資料袋、禮物、座次牌、嘉賓卡、樂隊、舞獅隊、交通工具等。這些工作都必須在會議開始前，全部做到位。
惟有充分調動起一切有生力量，會議行銷才有最終成功的可能，因此，會議要想大獲全勝，很重要的一個支撐就是進行了充分而合理的分工。
精雕細琢——細節不可忽視
會議之所以成功，很大程度上有賴於在細節方面的精雕細琢。在會議召開的前一天，應將會議日程安排最終確定下來，並列印出詳細的日程安排表，將這些日程安排表發放到每位與會的經銷商代表手中。並提前與各講話者私下溝通，全面控制會議的整個流程，協調好現場氛圍。
座談會可採用圓桌會議的形式，大家一視同仁；對經銷商在會上提出的異議，公司負責人大多要當場解決，才會贏得經銷商的掌聲。
會議結束前，可舉行頒獎儀式，對去年銷售大戶進行了現場高額獎勵，將座談會推向高潮，同時也極大地刺激了其他經銷商；對於其他與會的經銷商，亦可贈送一些禮品。
在宴席期間，針對來自天南地北的經銷商，應安排多種不同口味的食品，同時每桌都要安排公司領導進行陪同，業務員更應全程陪同；並可考慮在吃飯中間進行現場抽獎活動，活躍現場氣氛。